电子商务 企业组织架构 全套 职责制度 及岗位设计 2020-2021 完整版汇编 编号：LZH/JYQX-ZD02d-2020
作者 ：玖月琼兮 2020 年 年 7 月 月 X 日
目 目 录 第 第 1 章 电子商务公司组织结构设计的程序 ................................................................................. 4 1.1 概述 ...................................................................................................................................... 4 1.2 组织结构的重要性 .............................................................................................................. 4 1.3 企业病的根源 ...................................................................................................................... 5 1.4 如何设计合适的组织结构 .................................................................................................. 7 1.5 电商企业组织结构设计原则及内容................................................................................. 11 第 第 2 章 电商企业主要岗位职能设计 ........................................................................................... 16 2.1 组织架构 ............................................................................................................................ 16 2.2 运营部职能 ........................................................................................................................ 17 2.3 商品部职能 ........................................................................................................................ 17 2.4 推广部职能 ........................................................................................................................ 17 2.5 营销部职能 ........................................................................................................................ 17 2.6 销售部职能 ........................................................................................................................ 18 2.7 物流部职能 ........................................................................................................................ 18 第 第 3 章 电商企业行政管理制度 ................................................................................................... 19 3.1 印章管理规定 .................................................................................................................... 19 3.2 公文管理规定 .................................................................................................................... 23 3.3 信息管理规定 .................................................................................................................... 32 3.4 合同管理规定 .................................................................................................................... 36 3.5 会议管理规定 .................................................................................................................... 50 3.6 人力资源制度 .................................................................................................................... 57 3.6.1 员工招聘、甄选管理制度 ........................................................................................ 57 3.6.2 员工培训考核管理制度 ............................................................................................ 59 3.6.3 录用与辞退管理制度 ................................................................................................ 66 3.6.4 员工作息、休假管理制度 ........................................................................................ 71 3.6.5 员工奖惩管理制度 .................................................................................................... 85 3.6.6 员工调动管理制度 .................................................................................................... 94 3.6.7 员工档案管理制度 .................................................................................................... 96 3.6.8 人才储备管理制度 .................................................................................................... 98 3.6.9 岗位资格认可管理制度 .......................................................................................... 102 3.6.10 干部的任职、调整管理制度 ................................................................................ 103 3.7 档案管理制度 .................................................................................................................. 106 3.8 保密制度 .......................................................................................................................... 115 3.9 办公用品管理规定 .......................................................................................................... 119 3.10 办公设备管理规定 ........................................................................................................ 122 3.11 局域网管理规定 ............................................................................................................ 126 3.12 车辆管理规定 ................................................................................................................ 131 3.13 出差管理规定 ................................................................................................................ 135 3.14 企业文化建设管理大纲 ................................................................................................ 145 3.15 商标管理规定 ................................................................................................................ 148 3.16 VIS 形象识别系统管理规定 .......................................................................................... 162 3.17 网站与文化信息采编管理规定 .................................................................................... 166
3.18 部门协作事项限时完成规定 ........................................................................................ 172
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第 第1章 章
电子商务公司 组织结构设计的程序 1.1 概述 组织结构设计是企业管理的常用手段，组织设计指的是建立或改造一个组织的过程，即对组织活动和组织结构的设计和再设计，是把任务、流程、权力和责任进行有效组合和协调的活动。在平日的运营当中企业往往总是通过组织设计，为企业的全体员工一一指派职责并协调其工作，以期在达成企业经营目标的过程中获得最佳的工作绩效。
组织设计的结果是形成新的企业组织结构。其内容包括：
1、各岗位职务的专业化，部门的划分，以及直线指挥系统与职能参谋系统的相互关系等方面的工作任务组合。
2、建立职权指挥系统、控制幅度和集权分权等部门与部门、人与人之间相互影响、协调和控制的机制。
3、建立最优化业务流程和信息流，以及相应的最有效的协调和管理手段，形成一套管理机构，以及与之相配套的支持系统，如领导制度、管理程序、工作标准、规定制度等。d
组织设计的基本功能就是要协调组织中全体人员与该组织的任务、目标之间的关系，使该组织适应企业完成目标的需要，最大限度地发挥全体人员的能量与积极性，成为一个具有凝聚力的整体。
1.2 组织结构的重要性
组织结构对企业的重要性不言而喻，从表面上看，企业面临着很多不良的组织结构带来的问题，如：责任不清、权限不明、越级报告、
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部门主义、目标紊乱、机构臃肿、管理僵化、运营失控。发展迅速的企业更是经常遇到这样的问题，企业发展的速度太快，企业的组织结构经常跟不上其发展。而这些都需要科学的组织结构设计来解决问题。
从构建企业的的内部秩序来说，组织结构设计可以保障公平责权利的分工以降低内耗，达到企业内部的秩序构建的目的。
从企业的运营效率而言，企业的运营效率=岗位效率+系统协同，企业需要组织结构设计将工作进行分解至每个岗位上，以专业化的分工来加快企业运营的速度。同时需要组织结构设计中的协调机制来进行岗位与岗位之间的、部门与部门之间的有效协同，通过协同来整合各个部门、各个岗位的工作以达成整个企业的目标。
非常明显的是：结构效率优先于运营效率，单个个体再大的本事，再高的素质，在一个失效或低效的组织中工作都是痛苦的。缺乏科学的组织结构企业将会在部门扯皮等内耗当中痛苦的生存。
1.3 企业病的根源 当企业出现病症的时候，最容易被忽视但却可能是最根本的问题是，企业的组织结构不再适合企业的发展。之所以容易被忽视，是因为在传统的管理理论中我们通常认为，有很多合理的组织结构模型可以供选择：例如职能制、矩阵式、事业部制、母子公司体制、超矩阵式等。所以在组织结构设计的时候，企业家们会自觉或不自觉的采取一种耳熟能详的或者公认的组织结构形式。尤其是当看到很多成功的企业也在采用类似的组织结构时，企业家们会更加安心。但是完美的组织结构理论这一温情脉脉的面纱背后，冰冷的现实时刻在提醒我们，
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不存在一种普适的、绝对正确的组织结构。
组织结构的本质是为了实现企业战略目标而进行的分工与协作的安排，它是让人们有效的一起工作的工具。因此，不同的战略、不同的时期、不同的环境必然需要配合不同的组织结构。不同的战略：组织结构是战略实施的载体，战略不同组织结构必然随之调整。就像蜗牛与羚羊，蜗牛的战略是当危险来临就缩进硬壳里面，所以蜗牛需要背着房子到处走；羚羊的战略是当危险来临就要快速奔跑离开，所以羚羊就需要强健的四肢。如果让羚羊背上房子，又怎么能实施快速奔跑的战略呢？ 不同的发展阶段：在企业发展的不同阶段，随着组织规模的扩大和能力的改变，组织结构也需要相应变革来适应组织的发展。在创业阶段，企业需要快速反应来保证生存，组织结构需要简单，围绕主要职能来设置部门，如果组织结构过于臃肿、部门过多，就会造成流程割裂、效率低下，企业的生存就会出现问题。当企业发展壮大，如果仍然粗略的设置组织结构，就会造成重要职能薄弱或缺失，企业就会缺乏相应的能力，企业的发展就会受到影响。就像人小的时候，如果穿过大的鞋，就会举步维艰，怎么也跑不快；当长大成人，如果再穿小时候的鞋，跑的过程中一定会受到束缚、疼痛难忍。
不同的环境：企业面临的环境决定了组织结构的特征。就像沙漠的干旱和风沙决定了骆驼需要高高的驼峰储存水分和养料，海水的高阻力决定了鱼儿的流线型身躯。如果把企业视作人体，组织结构就像是骨架，当骨架产生扭曲变形的时候，人体必然会产生病痛，甚至会
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使某些部位无法正常运作。因此，当企业出现问题的时候，一定不能忘记思考问题背后的问题——组织结构是否已经不适合企业。
1.4 如何设计合适的组织结构 虽然有很多关于组织结构设计的理论，但在现实的管理中企业仍然异常困惑：究竟选择什么样的组织结构才是合适的？理论上完美的组织结构，为何却难以实施？如何设计合适的组织结构 1.时刻牢记一条法则和八大原则 一条法则就是德鲁克在《21 世纪的管理挑战》中所说的：没有唯一正确的组织结构，只有普遍适用的组织原则。组织结构的本质是为了实现企业战略目标而进行的分工与协作的安排，组织结构的设计要受到企业战略、内外部环境、人员素质、企业生命周期等因素的影响，并且在不同的环境、不同的时期、不同的使命下有不同的组织结构模式。因此，只要能实现企业的战略目标，增加企业对外竞争力，提高企业运营效率，就是合适的组织结构。且不可迷信所谓先进的组织结构模式，也不可照搬照抄优秀企业的组织结构。
八大原则是指：
服务战略和目标的原则、专业化原则、统一指挥原则（命令一元化原则）、分工协调原则、有效管理幅度原则、层级原则、集分权原则、责权对等原则。这八条原则是组织结构设计的基本原则，已有许多相关的论述，在此不再赘述。
2.注意组织结构设计的五大要素 组织设计不是一张密密麻麻的组织结构图那么简单，在一个个方
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框之中其实暗含着“职能结构”、“职权结构”、“层级结构”、“部门结构”和“管理流程”等五大要素，只有这五个方面都协调清晰，组织管理才能顺畅。
1）职能结构：是指实现组织目标所需的各项业务工作以及比例和关系。其考量维度包括职能交叉（重叠）、职能冗余、职能缺失、职能割裂（或衔接不足）、职能分散、职能分工过细、职能错位、职能弱化等方面。设计职能结构包括两个层次，一是基于公司关键价值链的主流程所需的一级职能设计，包括主流程的各个环节，再增加对于关键控制点的检查和控制，即构成了一级职能，这也往往是划分部门职能的依据；二是在主流程之外的其他流程和辅助流程所需的职能设计，这往往是设计岗位职能的依据。
2）层次结构：是指管理层次的构成及管理者所管理的人数（纵向结构）。其考量维度包括管理人员分管职能的相似性、管理幅度、授权范围、决策复杂性、指导与控制的工作量、下属专业分工的相近性等。管理层次是从最高管理机构到最低管理机构的纵向划分，其实质是组织内部纵向分工的表现形式，主要是各种决策权在组织各层级之间的划分。右图展示了在集权程度不同的公司里，各类决策是如何在各层次之间划分的。一般的，管理层级的多少取决于公司的规模、组织的分散程度、管理者的能力、员工素质、市场环境的复杂性、公司集权程度等因素。管理层级如果过多，最直接的结果会导致信息失真、决策缓慢、反应迟钝、官僚主义严重，附带的还可能会使组织臃肿、管理效率低下、组织成本过高。
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3）部门结构：是指各管理部门的构成（横向结构）。其考量维度主要是一些关键部门是否缺失或优化。从组织总体型态，各部门一、二级结构进行分析。部门结构的设计有三个方面，首先是依据一级职能设立部门，在设立部门的时候需要遵循的原则包括：分工协调原则、最少部门原则、目标统一原则、指标均衡原则等，最重要的原则是面向客户原则。其次是部门之间的横向关系设计，部门关系包括协调协作和监督制约，横向协调是调节组织部门之间关系的重要手段，制约机制的设计就是从反面来预防部门行为偏离航向。最后是部门内部结构的设计，包括部门二级职能划分和岗位设置。岗位设置需要依照以下原则进行：因事设岗、工作丰富化、最少岗位数、客户导向、规范化与系统化以及基于一般性规律。
4）职权结构：是指各层次、各部门在权力和责任方面的分工及相互关系。主要考量部门、岗位之间权责关系是否对等。职权设计就是全面正确的处理上下级之间和同级之间的职权关系，把各类型的职权合理分配到各个层次和部门，建立起集中统一、上下左右协调配合的职权结构。职权设计主要包括：
Ø 按照专业分工，各部门所享有的相应职权； Ø 按照在各项工作中同级部门之间的协作关系，各自享有的相应职权，如决定权、确认权、协商权； Ø 按照有关部门之间的横向制约关系所确定的监督权。
职权设计成功的关键在于设计一个能够在组织运作过程中发挥优势的动态模型，能够及时根据环境变化，作出适当的自我修复与调
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整。其难点在于参谋职权和职能部门职权的设计。
5）管理流程：是指组织结构不但需要符合企业的核心业务流程，还需要与企业的管理流程相配套，组织结构中的各个部门需要借助流程进行有机链接，既明确各自的合理分工，又规定跨部门合作的流程规则，部门设置不合理、部门之间壁垒重重是引发管理流程问题的重要来源。
3.遵循组织结构设计的流程 组织设计是一个系统工程，进行企业组织设计时，要在总体上进行把控，进行系统缜密的全过程分析。组织设计的总体流程框架如图：
1）组织结构设计前期 这一阶段主要是判断和分析当前组织结构的问题所在，并明确组织结构变革设计的方向和目标。首先通过组织战略梳理明确组织目标，从而为组织结构变革设计确定最基础的原则；然后通过组织外部环境分析和组织生命周期分析明确影响组织结构的外部因素；最后结合公司关键价值链和主流程的梳理，形成对组织结构的诊断结论：企业的组织结构有哪些地方已经不再适合企业发展，需要从哪些方面进行改进。
2）组织结构设计中期 这一阶段主要是按照前期分析的结果，遵照组织结构设计“八大原则”，对职能结构、层次结构、部门结构、职权结构和管理流程进行详细设计。总的来说，在精简高效的原则下，把各职能归并到合适的部门和岗位，并且使各职能之间的纵向汇报关系、横向协调关系和
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监督制约关系得以明确，最终形成流畅的管理流程。使得组织结构既能够对外在环境的变化有着自动的适应性，又保持相对的稳定性来保证组织业务的正常开展。
3）组织结构设计后期 组织结构设计的后期主要是对设计方案进行模拟运行和风险分析，并依据企业资源能力状况确定实施方案。组织结构变革的风险主要在于既得利益群体的反弹、旧习惯的惯性、业务开展受阻、人员能力与新的组织结构不匹配等等。通过对设计方案进行模拟运行，可以考量新的流程是否顺畅、组织内部沟通关系是否过于复杂等，能够发现设计方案的不足之处。组织结构调整会带来资源重新调配。因此，在对组织结构设计方案进行模拟运行的时候，还要看到对相应的资源调配的影响，如场地资源：办公场所，物流配送场地与路程；机构拆分对设备集中使用的效率的影响；关键的人力资源的拆分等。最关键的是要考量现有的人员能力是否足以支撑新的组织结构，是否符合新的职能要求和管理要求。如果资源不能支撑变革，设计再完美的方案仍然是一纸空文，无法得到顺利实施。
1.5 电商 企业 组织结构设计原则及 内容
1、明确企业的战略
企业的组织是承接战略的主要任务进而帮助企业完成战略的，在进行组织结构设计之前企业需要对战略进行认真的思考。企业需要在对局势有所判断的前提下制定自己企业结构化、体系化、逻辑贯通、行动协同的企业战略：选定竞争领域、设计盈利模式、强行分配资源
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以实现对竞争对手的超越及企业的长远发展。
2、确立组织设计的基本原则
在进行正式的组织结构设计之前，确立设计的基本原则也是必不可少的。
组织结构设计的原则主要分为两大类：
一类是战略对组织提出的基本原则：不同的战略对组织提出来要求是不一样的，因此战略对组织设计提出的原则也不尽相同。
如构筑以创新性为核心优势的企业组织设计的基本原则应该有：组织结构扁平、松散，可以随时重组以支持新领域的开发。
试图以低成本为竞争优势的企业在组织设计时强调标准化、简单化。
第二类是组织设计当中应该注意的一般原则：企业任务目标导向原则、有利于分工协作的原则、集分权适度的原则、责权利结合的原则、有效幅度的原则和精干高效的原则等。
3、组织的主要工作分析
组织结构实际上是企业经营的工作分解到各个机构、各个员工身上的结果。企业进行组织结构设计的时候理应进行整个企业的工作分析，在此阶段要明确基于我们的战略，我们的主要工作是什么？
4、工作的合理划分
分工产生效率，在明确了组织的工作是什么之后如何较为完善地将企业的工作分解到每个部门和每个岗位中去是企业组织结构设计当中的另外一个问题。
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进行岗位划分的时候岗位设立的依据是对管理职能、业务流程和工艺设备要求的合理分工，并以实现组织目标所必须从事的一项经常性工作为基础。此外岗位设立还应依据员工的知识、技能和经验以及工作量的多少。岗位的范围应设计得足够大，以强化责任，减少协调和提高任职的挑战性与成就感。设立岗位的权限要集中，对设立职务的目的、工作范围、隶属关系、职责和职权，以及任职资格作出明确规定。
部门划分的主要方法有：按职能部门化；按产品或业务部门化：以利润为中心划分部门；区域部门化；客户部门化；设备部门化等。
在部门划分的过程中，要明确各部门的责任、权力、工作范围的过程，明确各部门的责任、权力、工作范围，以避免成绩争着抢，问题没人管。在流程过程中，保证各项业务活动的独立性、操作性，即某一个活动能够体现在部门职能中，而且是独立的，不被分解的，是可操作的。避免部门与部门之间各种职能的重复、交叉或者脱节。
工作的合理划分得出的成果一般是组织结构图、部门权限和员工的岗位说明书。
5、合理的协同机制
企业是基于目标的一个组织，企业在进行分工过后，还需要进行协同以整体运作获得竞争力。德鲁克在《管理实践》中说，“任何企业必须成为一个真正的整体，并且将个人的努力融会成一种共同的努力。每个成员的贡献是不同的，但每个成员的贡献必须融成一个整体，产生出一种整体的业绩”。
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那么如何建立合理的协同机制？对于企业，合理的协同机制的建立都需要什么呢？
建立协同机制主要通过以下几种方式来进行：
（1）明确“各部门之间的价值排序”，明确各部门在价值创造的流程中的“决定与被决定”关系，确定组织的权威。如以市场为导向的企业，应该以业务推广部门为核心，把市场竞争作为企业发展的动力，约束和激励各个部门的行为；使之直面市场的机会和挑战，使企业成为一个以市场为龙头的组织。力图以推出具有高技术含量的企业应该将研发部当成龙头，所有的部门包括销售部门基于研发进行工作如产品推广。
（2）建立基于战略目标任务的“计划和预算”体系。通过科学地制定计划预算来提高之间的协同发展。让各部门将精力集中到自己应该做的工作上面来，铁路警察各管一段，在我职责内的事情我做好，确保流转往下一个流程的成果的完备性，最终快速地通过计划与预算实现整个企业的协调运营。
（3）协调机构的设置、例会等制度来进行协调也是一种可行的办法。可以通过工作小组的设立和一些例会制度的建立使各个部门有一个相互协调的舞台。
需要注意的是，企业的组织结构势必随着企业的成长和环境的不断变化而不断进行调整。真正理解组织结构设计精华的企业势必是不断根据需要调适自己的组织结构的企业。
当企业出现经营业绩逐渐下滑、产品质量迟迟不能提高、浪费和
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消耗严重、新的管理措施总是难以实施、管理效率下降、员工不满情绪增加等等诸多问题的时候，企业家们首先想到的是什么？常见的思考方式会认为，这些可能是人员素质问题、激励措施问题、绩效考核问题或者是制度不完善，更进一步的，或许还会认为是企业战略不清晰、是企业执行力不够或者是企业文化需要重塑？于是，企业往往会采取执行力培训、文化重塑、战略转型、绩效管理改革、薪资改革等等手段，甚至会解聘和更换员工。这些措施本身毫无问题，但是却往往只能起到短暂的作用，甚至解聘和更换员工都无法彻底解决问题。那么，究竟是什么困扰着企业的发展？我们需要找到问题背后的问题。
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第 第2章 章
电商 企业 主要 岗位 职能 设计
2.1 组织架构 运营总监 运营部 运营主管 项目运营 商品部 商品专员 推广部 推广主管 活动专员 直通车专员 钻展专员 营销部 美工组 策划组 销售部 销售主管 售前客服 售后客服 物流部 分销部 聚划算
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2.2 运营部职能 负责团队内部资源的由上到下地整合，计划，组织，跟进团队的运营事务，掌控全局，综合统筹，把控团队方向。
2.3 商品部职能 根据市场销售趋势，定制销售货品，预见市场流行趋势，快速准确下单订货，跟进货品到货周期，分析货品数据，注意商品的动销率。
2.4 推广部职能 根据流量指标，通过直通车、钻展、活动等手段，提高店铺流量，增强营销效果同时降低费用。
2.5 营销部职能 负责项目推广定位和主题策划设计工作，通过自身主题式营销和结合淘宝活动，增强买家的购物体验，同时增强营销效果，提供店铺转化
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率。
2.6 销售部职能 直接面对消费者，以最优的服务态度，利用销售技巧，寻找和满足买家的需求点，并提供良好的售后服务，提供买家良好的顾客体验。
2.7 物流部职能 管理库存，安排配货、发货等物流相关事项。
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第 第3章 章
电商企业 行政管理制度 3.1 印章管理规定
XXX 电商有限公司 制度文件 文 件 编号 ：
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1．总则 1.1
为了确保电商公司印章的正常、安全使用，明确有关人员职责，特制定本制度。
1.2
电商公司印章包括：代表公司法定名称的公章及钢印、法人名章、合同专用章、财务专用章、领导人手章或个人名章、校对章、戳记等。
1.3
电商公司印章管理指对以上各类印章在克制、启用、颁发、保管、使用、废止、销毁等环节的管理。
1.4
电商公司印章管理原则：谁用印，谁申请；谁批准，谁负责；规范管理，责任到人。
2．印章的克制 2.1
电商公司的印章，由电商公司行政部负责办理克制。公司各职能部门需克制印章时，应先由本部门申请，说明用途，并详细写明印
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章的名称、式样和规格，经行政部审核并报总裁批准后，由行政部负责办理克制。
2.2
克制印章须持有电商公司的正式公函，并到持有公安部门颁发的特种行业营业执照的单位克制。
2.3
取送重要印章时，必须有专人前往，以确保取送安全。
3．印章的启用与颁发 3.1
电商公司有关印章的启用，由行政部报总裁审批后启用。
3.2
印章启用时，应当向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模（用蓝色印泥），同时报上级单位备案。颁发单位和使用单位都应当把启用印章日期的材料和印模立卷归档并永久保存。在启用印章的通知规定的启用日期之前，印章不许启用。
3.3
颁发印章时，必须办理登记、移交手续，并留下印模。
4．印章的保管 4.1
公司公章及钢印、法人名章、领导人手章或个人名章、合同专用章由行政部负责管理（分别由机要秘书、行政主办保管）；财务专用章由财务部 XXX 电商有限公司 制度文件 文件编号：Q/XXX-XZ
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负责管理（原则上由财务负责人保管）；公司各职能部门的印章由各职能部门指定专人管理。
4.2
电商下属公司的印章，由各公司参照本规定自行管理。
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4.3
印章保管实行专人保管，责任到人。印章必须存柜加锁保管，原则上印章不得带离办公室。特殊情况下，公章及其他重要印章需外带时，须经总裁批准，并由印章保管人随行监印。
4.4
印章保管人应明确职责，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用、盗用和丢失。
4.5
印章保管人要注意印章的保养，及时进行清洗，以确保印鉴清晰。
4.6
印章保管人不得将印章委手其他人员代管、代盖。
4.7
印章保管人产生变动，应办理登记、移交手续，并留下印模。
5．用印的审批 5.1
公司各职能部门及下属单位有关事务需盖公司公章的，应由经办人填写用印审批表，经所在单位领导签字后按以下审批权限用印：
5.1.1
以公司名义发出的重要公文、函、证件以及合同、担保书等重要法律文书，必须由总裁签发。总裁有书面授权的，可由被授权人签发。
5.2.2
一般性证明、介绍信、表格由行政部负责人审批用印或授权鉴印人直接审核用印。
6．鉴印与登记 6.1
用印时，鉴印人应认真审核审批程序，审阅了解用印内容，同时要审查存材料是否齐全，留存材料应归卷备档。对确无材料可留存的，要详细记载用印情况。
6.2
每次用印都须由鉴印人负责登记。登记项目包括：用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印部门、承办人、鉴印人、用印数量以及留存材料等项。
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6.3
不允许出现盖有印章的空白凭证，在特殊情况下需使用盖有印章的空 XXX 电商有限公司 制度文件 文件编号：Q/XXX-XZ
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白凭证时，要由总裁特别批准，使用人在事后必须报告使用情况或办理注销手续。
6.4
用印审批单等有关用章依据材料由鉴印人妥善保存，定期存档。
6.5
用印方法：公司印章应盖在文件正面；除特殊规定外，盖公司章时一律应用朱红印泥；盖印文件必要时应盖骑缝印。
7．印章的停用及销毁 7.1
电商公司公章在公司名称变更、机构撤销、印鉴缺损等原因时，必须停止使用。
7.2
正式印章停用或作废，要正式发文通知。公章保管部门应认真做好印章停用后的善后工作，作废的旧印章用红色印泥留印模。
7.3
旧印章停用以后，由原保管部门负责清查全部印章，并把清查结果报告行政部，由行政部决定旧印章的处理办法。重要印章由行政部请示电商公司领导后决定处理办法。
7.4
旧印章销毁应根据不同的情况做不同处理，具体方式有：
7.4.1
切角封存。
7.4.2
直接销毁。
7.4.3
属于领导个人的手章，退还给领导本人。
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7.5
销毁废旧印章时，要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模进行保存，以备日后查考之用。
8．附则 8.1
本规定由电商公司行政部负责解释。
8.2
本规定自发布之日起施行。
3.2 公文管理规定 XXX 电商有限公司 制度文件 文件编号：Q/XXX-XZ
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1. 总则 1.1
为规范电商公司的文件管理，提高办文速度和发文质量，确保电商公司文件收发及传递的严肃、及时、有效，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。
1.2
本规定适用于电商公司及下属各公司，下属各公司可参照本规定制定细则办法。
2．管理职责 2.1
电商公司各类文件由行政部归口管理。
2.2
文件管理范围：公司上报下发的各种文件、函电、资料，上级
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来函、来电、来文，同级来函、来电、来文。
2.3
文件管理内容：收文、发文、登记、分转、传阅、催办等。
3．收文的管理 3.1
文件的签收 3.1.1
凡来公司公启文件（除电商公司领导亲启的外）均由前台登记签收后交行政部机要员拆封。在签收和拆封时均要注意检查封口和邮戳。对于封口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
3.1.2
对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
3.2
文件的编号保管 3.2.1
行政部机要员对上级来文拆封后应及时附上《文件会签单》进行传阅，并分类登记编号、保管。电商公司领导亲启文件须由公司承办或归档的，电商公司领导启封后，也应交行政部办理正常手续。
3.2.2
电商公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政部机要员，按 3.2.1 办法进行处理，不得个人保存。
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3.3
文件的阅批与分转 3.3.1
凡是正式文件均需由行政部负责人根据文件内容和性质阅签
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后，由机要员送承办部门阅办，重要文件应呈送电商公司领导亲自阅批后分转承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即办。
3.3.2
一般函、电、单据等，由行政部机要员直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3.3.3
为加速文件运转，机要员应在当天将文件送到电商公司领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过 2 天（特殊情况例外）。
3.4
文件的传阅与催办 3.4.1
传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回住处或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
3.4.2
阅读文件应抓紧时间，阅批文件一般不得超过 2 天，阅后应签名以示负责。如有电商公司领导的“批示或拟办意见”，行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和电商公司领导批示办理有关事宜。
3.4.3
阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
3.4.4
文件阅完后，应送交行政部机要员，切忌横传。
3.4.5
行政部机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
4．发文管理
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4.1
发文的规定 4.1.1
电商公司上报下发正式文件的权力集中于行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
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4.1.2
电商各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应按正常发文程序，并将文件底稿交行政部审核。
4.1.3
涉及两个以上电商公司领导分管范围的文件，须由总裁批准签发。其余文件均由分管领导批准签发，发文应报备总裁。
4.2．公文种类：
4.2.1
决定：对重要事项或重大行动做出安排； 4.2.2
通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项； 4.2.3
通知：批转下级、转发上级和不相隶属单位的文件；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；员工职务任免和聘用等相关事宜； 4.2.4
通报：表彰先进、批评错误，传达重要精神或者其它情况； 4.2.5
报告：向上级有关单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级领导的询问； 4.2.6
请示：向上级领导请求批示、批准审核； 4.2.7
批复：答复下级单位请示事项； 4.2.8
函：同级或不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题
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等； 4.2.9
会议纪要：记载和传达会议情况和议定事项。
4.3．公文格式 4.3.1
公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等部分组成。
4.3.2
发文字号：包括单位代字、年份、序号。凡以“电商公司”名义制发的文件，其发文字号统一由行政部按业务分工统一归口以“XXX(201X)X 字 X 号”发文（从 01 开始编）。
各业务分类代字如下：
行政综合类——办
人力资源类——人 财
务
类——财
项
目
类——地 投
资
类——投
商贸国贸类——商
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4.3.3
紧急文件应当标明“特急”、“急件”。
4.3.4
文件标题应准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明文件种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
4.3.5
文件如有附件，应当附在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。
4.3.6
文件除会议纪要外，应加盖公章。印章加盖应骑年压月。
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4.3.7
成文时间，以领导人签发的日期为准。
4.3.8
文字从左至右横写、横排，使用简体字。
4.3.9
文件用纸统一采用 A4 型。
4.4
行文规则 4.4.1
各单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定，其中：
4.4.1.1 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，切勿多头主送。如需同时送其它单位，应当用抄送形式。
4.4.1.2 “报告”中不得夹带请示事项。
4.4.2
受双重领导的单位向上级机关请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。
4.4.3
草拟公文应当做到：
4.4.3.1
情况属实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
4.4.3.2
人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
4.4.3.3
结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“㈠”，第三层为“1”，第四层为“⑴”，第五层为“①”。
4.4.3.4
用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
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4.4.3.5
公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
4.5
行文范围 4.5.1
凡是以电商公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
4.5.2
电商公司下发文件主要用于：
4.5.2.1
公布电商公司规章制度； 4.5.2.2
转发上级文件或根据上级文件精神制订的电商公司文件； 4.5.2.3
公布电商公司体制机构变动或干部任免事项； 4.5.2.4
公布电商公司有关重要工作的决定； 4.5.2.5
发布有关奖惩决定和通报； 4.5.2.6
其他有关电商公司的重大事项。
4.5.3
电商公司上行文、外发文主要用于：
4.5.3.1
对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定； 4.5.3.2
同兄弟单位联系有关公司投资开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
4.6
行文程序 4.6.1
凡以“电商公司”名义制发的公文，其文稿由各有关部门草拟，经部门负责人审签（如与其它部门业务有关，还要进行会签），交行政部复核、编号、制文，呈总裁或被授权分管领导签发。
4.6.2
行政部认真审核正文电子档，区分发文字号、主送抄送单位，并把握好发文正文一件事项（规定）一篇发文的原则性，形成正式的
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发文稿后，盖章，并按主送与抄送要求及时做好发送工作。
经签发的文件，由行政部盖公章，进行登记，据以分发，并正文存档。
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4.6.3
对下属公司上传的各类请示类文件，按审签流程经电商公司领导审批后，由主办部门根据审批意见拟定回复函，可以“XXX［20XX］复（X）字 XX 号” 制发（其中代字按 4.3.2 执行）。
电商主办部门将会签意见、回复函正式稿报送至电商公司行政部，经电商公司行政部审核无误盖章后，由电商主办部门及时作好主送与抄送工作。
4.6.4
电商各部门因工作需要与其他职能部门、下属公司书面联系，达成工作事项，以提高工作效率的，由主办部门拟定联系函，经分管领导审批签字后再自行下发。
4.6.5
审批文件，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其它人传阅、会稿签名阅，应当视为同意。
4.6.6
传递保密公文，必须采取专制措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输保密文件，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
4.6.6
以公司名义签发的事务性文件，由负责部门起草，电商分管领导审核，总裁批准后签发。
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4.6.7
以部门名义签发的文件通常以函的形式由各相关部门起草，经部门负责人审核、分管领导批准后签发，并向总裁报备。
4.6.8
电商公司所有对外...
