商务 部 部门职能说明书 样本 部门职能说明书 编
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5 所在部门
商务部 岗位类别
作业类 核
准
审
核
编
制
部门负责人
职务名称
商务部经理 直接上级
部门/ / 领导
副总经理 一、部门设置目的
根据公司发展战略及公司年度经营规划，对公司营运收入和营运费用的审核监督、核算管理，并对客户信用管理和报表统计分析，确保公司审核监督体系和核算管理体系有效运作，为领导决策提供有效参考依据。
二、部门组织关系图
三、部门工作关系
公司内部关系
部门
主要联系事项
总经办 培训、企业文化活动、薪酬绩效管理，接受工作事项安排，会议跟踪事项 商务部经理 应收主管 审核监督主管 应付主管 总应收专员 口岸应收专员 项目客户应收专员 审核专员 总应付专员 口岸应付专员 箱管费用专员 船租费用专员 稽查专员 成本分解专员 统计专员 副总经理
市场部 海运价格表提供，战略客户和月结客户签订合同共享，市场信息调查和共享 操作部 提供系统出运舱单、拖车价格变更表、系统改单信息，拖车公司签订合同共享，供应商系统录入共享 船务部 提供船舶动态，船方供应商签订合同共享，船舶时间统计表，与船东对账争议点沟通协助，船租费用和船方承担费用协办 箱管部 提供系统场内外超期箱管费率维护，箱管费用变更信息，修箱理赔信息，客户特殊用箱期维护，所有租、购箱合同共享，箱管费用协办 客服部 提供保险对账单，理赔信息，客户反馈信息共享 会计部 对商务提交费率维护、账单、舱单、系统变更及各项杂费等审核，收款维护，进项发票收集反馈，销项发票开据，部分月报信息共享 风控法务部 合同拟定、修订、审核，提供专业的法律咨询 所有办事处 信息收集反馈，提供相应报表数据 人力资源部 人员招聘、培训、晋升、调配、工资统计等 行政管理部 企业文化活动、行政物资购买、日常办公用品发放、其他行政事项等 信息部 OA 办公、软件操作系统、网络故障处理、电脑安装等 公司外部关系 单位
主要联系事项
全国客户 所有业务收入的收取、销项发票申请、协调配合业务开展。
全国供应商 所有业务费用支出的核对、进项发票跟踪、协调配合业务开展。
四、 部门职能描述 序号
一级职能
二级职能
负责程度
全责
主责
协助
1 制度与流程建设
1.1 根据公司战略发展需要，主导部门管理制度、流程建设；
▲
各部门 1.2 建立、优化部门管理相关制度、流程并组织实施。
▲
各部门 2 合同管理
2.1 根据公司战略发展需要，主导码头、堆场合同签订工作；
▲ 市场部 办事处 2.2 根据《合同管理规定》，对合同内容和细节进行审核、修订、洽谈、确定；
▲ 风控法务部 办事处
2.3 根据双方已确定合同，办理合同流程审批、盖章、
▲ 各部门
邮寄、归档、共享工作。
3 费率维护管理
3.1 根据双方签订合同，对码头费率系统维护工作；
▲ 会计部
3.2 根据公司制度、合同、费率标准，进行系统成本应付分解； ▲
3.3 根据市场部与客户签订合同，对包干客户合同系统设置维护；
▲ 会计部
3.4 根据公司规定，对新增费率和公司所有杂费收取标准的更新与发布； ▲
3.5 共享全国码头费率表给市场部、箱管部使用。
▲ 市场部 箱管部
4 商务审核与监督
4.1 根据公司制度、合同、费率标准，对系统舱单（营运收入和费用）合理性、准确性进行审核，避免造成公司损失、确保公司效益； ▲
4.2 根据客户对外、公司对内变更要求，对操作人员提交系统改单信息合理性、准确性进行审核，控制公司变更风险，确保公司效益；
▲ 操作部 4.3 根据市场动态信息，对系统拖车价格录入、价格变动进行审核，确保公司对外定价合理性和保证客户询价、接舱工作有序开展；
▲ 操作部 办事处 4.4 对市场部每周维护的系统海运价格进行签阅审核；
▲ 4.5 根据签订合同、对船务部系统维护船租进行审核；
▲ 船务部 4.6 根据签订合同、对办事处和船务部系统录入船舶小结进行审核；
▲ 船务部 办事处 4.7 根据签订合同、对箱管部系统维护箱租金、修箱费率、箱管杂费收取系统计费和费用变更审核；
▲ 箱管部 4.8 根据公司制度、合同、费率标准,对业务部门和部门内部执行情况、是否违规操作进行监督；
▲ 各部门 4.9 根据公司制度、合同、费率标准，对业务部门和部门内部执行各项收入、费用核对准确性、合理性进行监督；
▲ 各部门 4.10 根据对外部市场价格的了解、以对内部执行价格合理性的监督。
▲ 外部关系方 5 营运收入管理
5.1 根据系统已审舱单和所有应收款项，进行客户对账工作，包括账单编制、传递、对账确认工作，确保公司收入准确性； ▲
5.2 根据开票管理规定，对客户发票申请和资料进行系统提交和跟踪发票开具；
▲ 会计部
5.3 根据系统应收账款，对客户应付款项进行催收工作，确保公司款项及时收回、促进公司资金流运作；
▲ 办事处 5.4 根据客户付款信息，与总部财务确认到账，对系统应收账款核销工作，确保核算工作准确、有序开展；
▲ 会计部 5.5 根据客户付款方式和扣、放货规定，进行系统扣、放货工作，控制公司收款风险；
▲ 各部门 办事处 5.6 根据公司规定，每月底对应收账款、预收账款，进行财务、商务对账确认工作，确保核算工作准确和公司收益；
▲ 会计部 5.7 根据公司管理规定，每月底对应收账款账龄、未收原因进行统计分析。
▲
6 营运费用管理
6.1 根据公司制度、合同、费率标准，进行所有供应商对账工作，确保公司费用准确性； ▲
6.2 根据公司制度、合同、费率标准，进行客户佣金（含订舱返还佣金）对账工作，确保公司费用准确性； ▲
6.3 根据与供应商双方确认费用，进行应付账款费用申请；
▲ 各部门 6.4 根据与供应商双方确认费用，进行供应商发票开具跟踪管理；
▲ 会计部 6.5 根据供应商应付账款和合同约定账期，提交供应商付款计划让财务安排资金。
▲ 会计部 7 客户信用管理
7.1 根据客户维护管理制度，草拟提交客户信用评价管理体系建议方案，上级批复通过后制定执行；
▲ 上级 7.2 根据客户付款记录，综合评估客户的信用，作为是否成本公司月结客户或 VIP 客户、战略客户的重要参考依据；
▲ 各部门 7.3 根据客户信用评价管理体系，每月统计客户付款信用评估表，评估客户付款信用，草拟建议处理方案；
▲ 上级 7.4 根据上级批复客户信用评估表处理方案、发函通知客户并执行； ▲
7.5 根据客户信用评价管理体系，每月定期发函客户告知信用情况及温馨提醒客户可能存在信用风险。
▲
8 报表统计分析
8.1 根据船舶营运情况，制作航线盈亏报表； ▲
8.2 根据每月运营情况，统计口岸箱量、回款率绩效考核； ▲
8.3 根据每月运营情况，统计码头、政府优惠返还； ▲
8.4 根据每月运营情况，统计总经办及部门领导要求报表； ▲
8.5 根据每月统计报表、分析报表并提出相应成本控制建议和处理方案；
▲ 各部门 8.6 根据每月运营情况，制作商务部 PPT 月报。
▲
9 日常管理工作
9.1 配合公司人力资源中心进行部门人员招聘和提交人员需求；
▲ 人资 9.2 部门人员集体活动组织、会议召开、培训、办公室用品申请、调动管理； ▲
9.3 周计划、月计划、月度工作总结、半年工作总结、年度工作总结、每月月度报表的制作编写； ▲
9.4 领导交代的其他工作。
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五、 部门运作相关 制度与流程 制度名称
《办事处印章管理办法》、《关于办事处放货操作规范》、《关于月结客户付款时效规定》、《关于办事处放货权限方案通知》、《扣货(箱)管理制度》、《关于加强公司承兑票收取规范通知》、《客户管理制度--客户信用管理》、《开票管理规定》、《海运费统一报价管理制度》、《关于对外拖车报价事宜通知》、《关于与供应商对账的相关管理规定》、《供应商发票管理规定》 主要流程
《未收款商务放货申请流程》、《停止放货申请流程》、《商务部用款申请、抵扣用款流程》、《公司退款流程》、《航租费用申请流程》、《公司船务部抵扣申请流程》
