2018 年客户档案电子化管理系统改造技术规范 总则 1.
一般要求 1.1
投标方必须认真阅读本技术条款内容，以免造成投标失败。
1.1.1
本技术规范书主要描述客户档案数字化系统与客户档案数字化项目服务要求有关事项。
1.1.2
本技术规范书提出的是最低限度的技术要求, 并未对一切技术细节作出规定，也未充分引述有关标准和规范的条文。投标方应提供符合本招标技术文件的优质服务，认真阅读，逐条准确回答和陈述，必须清楚地说明是否满足本技术规范书的每一项具体要求。如果不满足要求，除在逐条应答时予以说明外，还需以“差异表”的形式另外列出。
1.1.3
投标方应提供满足本技术规范书要求的实施方案及报价，实施方案必须满足本技术规范的主要要求，否则将被认作没有回答。投标方认为需特殊说明的部分，应附详细的技术资料，否则因评标理解不同而产生的后果由投标方负责。
1.1.4
如果投标方认为本技术条款所描述技术要求等存在不合理性或不明白的，可在响应原要求后陈述相关建议。
1.1.5
投标方也可提出满足本技术规范书要求，且技术先进、成熟、价格合理的其他建议，供招标方选择。
1.1.6
投标方应提供满足本技术规范书要求的完整的服务、产品，满足国家及用户提出的有关质量标准要求。
1.1.7
投标方应保证为今后招标方开发的或招标方委托第三方开发的其他产品提供可靠的性能和兼容性。
1.1.8
投标方应对本次投标所有文件保密，不得向其他单位公布或泄漏招标项目的有关信息。
1.1.9
在不超出本技术规范书要求的情况下，投标方应对招标方提出的所有细化要求予以满足。
1.1.10
投标方建议书的详细要求见招标书的商务部分。投标方必须随投标文件提供具有全部建议书的 U 盘文件壹份。文件格式要求为：文字部分用 Microsoft WORD 2003，表格部分用 Microsoft EXCEL 2003，图纸部分用 AUTOCAD R14/2000 或 Microsoft Visio 2003。投标内容以印刷的投标文件正本为准。
1.1.11
所有文件、图纸、通信的均使用中文。所有计算、说明、图纸文件、手册等使用国际单位制。
1.1.12
投标方职责 1.2
负责本规范书内所需服务的方案设计，并根据招标方需求细化。
1.2.1
负责服务现场验收。
1.2.2
签订合同后为招标方提供项目管理服务。
1.2.3
负责对招标方运行人员的技术培训，并准备好相关的耗材与设备。
1.2.4
负责提供项目数据成果备份。
1.2.5
列出需招标方提供的场地、传输网络等支持。
1.2.6
负责提供最终的客户档案数字化成果及客户档案数字化系统。
1.2.7
保证提供的所有服务、产品的质量及技术指标完全满足本规范书要求。
1.2.8
负责配合招标方有关人员在投标方地点的联络会、培训等事宜，投标方自行承担项目组人员的往返交通、住宿等费用等。
1.2.9
招标方职责 1.3
负责提供与本项目有关的纸质客户档案资料。
1.3.1
确认投标方提供的客户档案数字化成果。
1.3.2
提供满足投标方开展工作的环境条件。
1.3.3
参加相关联络会。
1.3.4
负责向投标方解释技术规范书中的要求。
1.3.5
配合投标方完成项目工作，并组织验收。
1.3.6
应遵循的主要标准 2.
项目参考及依据的标准
（1）《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）；
（2）《档案著录规则》（DA/T18-1999）；
（3）《档案装裱技术规范》（DA/T25-2000）；
（4）《中国南方电网有限责任公司信息化工作管理规定》QCSG218024-2014 及其他相关管理办法
项目概述 3.
项目名称：2018 年 AA 供电局客户档案电子化管理系统 3.1
项目目标 3.2
拟以外委形式，通过委托专业的档案服务公司对客户档案进行规范化归集、整理，并对现在分散存放的客户档案及新增客户档案进行数字化，通过扫描、拍照等高科技技术手段，将纸质档案转换为数字化影像，建成资料齐全的数字化客户档案数据库；编写客户档案数字化软件，通过与客户档案管理系统软件联接，实现档案查阅、检索的自动化，实现既有利于档案的安全保管，又能提高档案利用效率的工作目标。
范围和内容、总体要求 4.
范围和内容 4.1
本次采购范围为对 AA 供电局两市两县局客户档案进行数字化、整理、归档工作，主要内容包括：客户档案加工、客户档案数字化处理、客户档案信息著录、真空封装。具体内容如下。
项目 工作量预测 客户档案加工：包括消毒杀菌、分类、归档、排序整理、上架入库 158 万件 虚拟工单信息勾选、分类、著录 105 万件 客户档案数字化处理：包括校对、修订、复核、裱糊、去钉、折叠（图纸）、打印条形码、贴条形码、扫描、导入系统 217.408 万页 客户档案信息著录：包括总检、录入系统（一录一校）、数据挂接 105.33 万条
真空封装：包括每 300 页成一卷（袋），真空包装袋 2.72 万盒 中标方自带档案数字化的加工设备、耗材档案消杀设备等； 1)
档案整理要求，包括但不限于分类、排序、剔除重复件、去钉、粘贴过小纸张、折叠过大纸张、修复破损档案、盖档号章、打页码、贴码等等； 2)
档案数字化处理要求，包括但不限于档案著录、扫描、数据挂接等； 3)
档案实物入库、上架调库要求，包括但不限于：案卷出入库清点交接、登记、上架、日常调卷、清洁及其他库房管理工作。
4)
工作场地及相关水电需求由采购人提供。
5)
最终用以结算项目总款项的数量，按照工程结束验收后的实际数量来统计。
6)
总体要求 4.2
投标方必须响应并承诺下列要求：
投标方必须提供完整的技术方案。
4.2.1
本规范书指标要求中，凡标有下划线或加“★”的地方均被视为重要的技术指标要求或性能要求。投标方要特别加以注意，必须完全满足这些要求。
4.2.2
客户档案数字化服务项目要求 5.
主要技术要求 5.1
建立客户档案目录数据库，客户档案关键题名数据库。
5.1.1
数字化客户档案能够为现场工单大厅受理、呼叫中心、计量检定、内部审计、内部稽查等业务提供信息支持。
5.1.2
数字化客户档案支持营销作业的报装、增容、更名、过户、改类、用检等现场移动作业。
5.1.3
实现系统支持客户档案资料入库（预处理库）-分类整理-客户档案修补-信息录入-编制目录-高速扫描-实体归档的全过程流程管理。
5.1.4
系统支持条码打印、数据收集处理模块、档案编目模块、档案质检管理、档案移交管理、档案信息检索更新模块、影像档案归档模块，确保客户档案数字化流程操作。
5.1.5
系统支持数据维护、用户及权限管理、组及权限管理模块、统计报表管理、日志管理、档案密级管理、基本信息维护。
5.1.6
系统支持档案组卷管理、档案借阅管理、档案变更管理、档案流转管理、实物档案归档管理，对客户档案存储调阅情况可以实施跟踪管理。
5.1.7
系统支持档案室查询、档案查询功能(可通过工单号、户号、户名、地址等信息查询对应的档案)，实现根据条件查询该档案在档案室的具体位置及档案信息，图片，卷宗，流程等信息。
5.1.8
支持 RFID 技术对实体客户档案进行有效定位、跟踪和管理。
5.1.9
目录数据采用通用数据格式，满足信息检索的需要，同时建立客户档案关键题名数据库，形成与文件级目录一一对应，并确保数字化客户档案的真实、准确。
5.1.10
档案管理系统支持图片、PDF、ZIP 等格式的文件导入功能。
5.1.11
数字化项目服务内容 5.2
档案数字化工作主要包括以下内容：档案交接、拆卷、扫描、影像处理、索引、校对、著录、封装等；加工过程中必须确保档案载体的安全完整及档案信息内容安全。各工作环节具体要求如下：
档案接收 5.2.1
对档案的完整性、真实性进行检查。
1)
对缺页、漏页、编号错误等问题进行逐一登记。
2)
编制移交清单，双方签字确认。
3)
拆卷/件 5.2.2
是指将档案拆线，形成适合扫描的散页的过程。技术要求如下：
应注意保护档案实体不受损害。
1)
将案卷/件内纸张逐一分开，对特殊页（如双面有页码，需做合页）做出标识，提醒扫描人员注意。
2)
注明每卷/件档案的页数及其它特殊情况。
3)
拆除装订物。
4)
扫描 5.2.3
是指对档案进行快速扫描，形成影像文件的过程。技术要求如下：
根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置。
1)
核对扫描页数与拆卷人注明的页数是否相符，确保无重扫、漏扫、多扫，同时要确保图像清晰、完整。
2)
区分案卷中的扫描件和非扫描件，无关的、重份的文件要剔除。
3)
在保证影像质量的前提下，以尽量减少存储容量为准则。
4)
图像页面设置为黑白两色，且字迹清晰；不带插图的档案，通常采用黑白二值模式扫描；页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，采用灰度模式扫描；页面中有红头、印章或插有黑白、彩色插图的档案，支持彩色模式进行扫描。
5)
档案采用黑白 300DPI 的分辨率进行扫描，扫描文件以单页 TIFF 或 JPG 格式存储（影像保持原有温建格式，不做任何格式处理）；系统支持彩色采用 300DPI 的分辨率进行扫描，扫描文件以单页 TIFF 或 JPG 格式存储。
6)
用每份工单号对应命名其扫描形成的影像文件。多页的文件可采用该档号建立相应的文件夹，按页码顺序对影像文件命名。
7)
档案原件模糊不清的文件应在扫描流程单上注明“原件不清”自相，待做相应的处理。
8)
贴条码，打印粘贴每份工单号的条形码，保证条形码粘贴无误。
9)
写入射频码，封装前对每袋/卷档案写入射频码，确保无误。
10)
影像处理 5.2.4
是指对扫描的影像文件进行修整，提高扫描文件的质量的过程。技术要求如下：
处理过程中应遵循在不影响可读的前提下展现档案原貌的原则。
1)
对影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。
2)
扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整； 3)
对偏斜的图像进行纠偏处理，要求偏斜度小于 1 度（以标题所在水平线为准）；对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
4)
扫描页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺。
5)
如采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以减小图像文件的容量。
6)
扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深；不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，及时档案原件存在锈斑、颜色深浅不一致，也应保证扫描图像可读。
7)
编目索引 5.2.5
对所扫描的影像文件建立索引的过程，该流程相关要求如下：
著录对应的“工单信息”、“袋/卷内目录”、“备考表”等相关信息，建立档案目录数据库。
1)
检查有否缺页、少页、无法看清楚的影像，如有必须通知扫描人员重新扫描，确保页数和目录信息完全一致。
2)
如发现原目录有少编、错编现象，就按实际页码编写目录，以目录的页码内容和电子影像页码内容一致为标准，并登记在册备查。
3)
提供的数据挂接规范（XML 格式），形成批量挂接文件，供挂接到 AA 供电局客户档案管理系统中，挂接准确率要求 100%。
4)
质检要求 5.2.6
是指对建立索引的影像文件进行全面统一检查，确保质量的过程。该过程相关要求如下：
检查电子影像的页数与原始案卷是否一致。
1)
检查索引人员录入的“工单信息”、“袋/卷内目录”、“备考表”是否正确。
2)
检查电子影像是否清晰。
3)
检查目录与对应影像的挂接是否正确。
4)
对于质量达不到要求的文件，做下记录并及时重新扫描。
5)
客户档案著录 5.2.7
中标公司负责将著录信息批量导入客户档案管理系统（导入格式由招标人提供）。
档案封装 5.2.8
档案数字化完成后，需要对档案进行真空封装。具体装订要求如下：
以每袋 300 页（特殊情况除外）为基准进行封装。
1)
封装前对档案进行消毒杀菌。
2)
验收提交 5.2.9
是指对项目所有成果的核实、验收。具体要求如下：
验收包括对数字化档案图像（图像质量、著录质量）及档案原件的验收。
1)
必须制定严格的质量控制方案，对加工的数据进行自检，自检达标的数据才能提交采购方验收。
2)
提供已进行数字化扫描加工档案的明细清单一份（电子版本）。
3)
将数据导入客户档案管理系统。
4)
完成所有数字化扫描加工任务，由双方共同进行验收，验收通过以双方签署项目验收单为准。
5)
清点封装后的档案数量。
6)
档案入库上架 5.2.10
是指对封装档案的排架上库。具体要求如下：
按客户档案类别进行分区域排架。
1)
按工单号时间先后顺序进行排架。
2)
对所有排架的客户档案进行库位信息采集。
3)
其他服务要求 6.
项目进度 6.1
本技术规范书范围和内容要求 2019 年 12 月 25 日前完成。
6.1.1
投标方必须响应并承诺下列要求：投标方应在建议书中根据招标方要求的服务内容、交付日期，提出详细的项目进度表及工作组织安排。
6.1.2
安全要求 6.2
中标人应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和 AA 供电局有关规定（另行签订）。档案扫描工作必须在宝安人民法院指定的场所内进行，确保场所正
常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。施工单位应做到：
与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。
1)
建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。
2)
不同的工序之间应采取相应的管理措施，杜绝泄密事故的发生。
3)
扫描加工场地的安全及保密措施。加工场地应具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。
4)
工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。同时，还应保持工作环境整洁、卫生；应着工作室专用鞋，必须自备无袋工作服工作，不得携带挂包、钱包、磁盘、纸张、手机等任何物品进入工作间，更不得将工作间的任何物品带出工作间外； 5)
对于废纸的处理，数字化处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后，交由档案局工作人员统一处理。
6)
不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，不得私自携带照相工具进入作业场所，通讯工具应在进入作业场所前交由专人统一保管。
7)
分批验收进行数据移交时，加工中心的数据必须在 AA 供电局工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化过程的监管系统监控记录。
8)
提供组成扫描加工服务中心的组织机构表（包括多少管理人员及多少操作人员等）。
9)
所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度。
10)
本项目数字化产品成果的所有权归 AA 供电局所有，在未经其同意、授权的情况下，不得擅自将产品转让给第三方使用及用于样本展示，否则将承担一切经济和法律责任。
11)
项目联络 6.3
为审查和确认本项目的工作方案，便于合同按期执行，在系统建设过程中需召开多次联络会。计划将在投标方所在地 1 次，在招标方所在地根据需要可进行多次。
6.3.1
联络会的内容如下：
6.3.2
确认服务、产品是否满足规范书要求。
讨论、确定培训计划。
其他有关事项。
质量监督和验收要求 6.4
采购人对扫描质量进行[平时考核和各期款项支付前抽查（按总量 3%数量进行检查），若有漏扫、错扫、扫描质量明显粗糙模糊与原图差别很大且非扫描仪鼓掌等客观
原因造成的，按照每页所对应服务费的 5 倍金额予以扣发并由投标人改正；若有著录错误的，每错一处扣 10 元，投标人须予以改正；如最后工程进度无法在预定期内完成，则每拖延一个工作日，扣发服务费 3000 元，连同最后一期服务费结算。
6.4.1
投标人从事本项目的工作人员须具备高中及以上学历，身体健康，有体检证明。
6.4.2
投标人违反规定，所提供的维护服务未达到招标文件要求，采购人书面提出整改通知，投标人 24 小时内必须完成整改。
6.4.3
售后服务要求 6.5
提供每天 24 小时的不间断技术支持服务，为提供电话、传真、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。
6.5.1
所有服务及软件系统由投标方提供 12 个月的免费维护、保修服务，自项目验收签字之日起计算。
6.5.2
投标方售后服务响应时间：1 小时内进行响应，第 2 工作日上门。
6.5.3
三年内，如因系统升级而需要进行档案扫描数据的升迁，需要配合提供免费数据升迁服务。
6.5.4
附件 7.
7.1 差异表 序号 招标文件
投标文件 条目 简要内容 条目 简要内容
