中共龙口市教育体育局
关于规范和加强人事档案管理的八项工作制度
为规范人事档案工作程序，加强人事档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、中央组织部《干部档案工作条例》和省、地、市组织、人事部门的有关规定，结合实际情况，制定本制度，自 2001 年 1 月 1 日起施行。
一、
查（借）阅制度
1、 查阅单位应填写《查阅人事档案审批表》，按照查阅人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅人事档案。
2、 管档单位要根据规定，确定是否提供和提供什么材料。
3、 查阅人事档案时，查阅单位应派两名以上政工干部或中共党员查阅。
4、 档案一般不外借。如必须借出使用，要说明理由，经局主要负责人批准，严格履行登记手续，限期归还，并不得擅自转借他人。
5、 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。任何单位不分管干部工作的领导及其他人员不得借故查阅人事档案，如有此类情况发生，管档同志要说服或有权拒绝。
6、 查阅人事档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。
7、 借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自复制、拍摄档案内容。
因工作需要从档案中取证的，必须请示审查批准后才能复制、拍摄，复制、拍摄必须在管档工作人员全程监控下进行。
8、 查阅人事档案，一般要在阅档室内完成，查阅完毕要及时返还入库，政工科内不得滞留人事档案。
二、
收集制度
1、 按照《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，要经常地有计划地将反映干部“德、能、勤、绩”的材料收集归档，逐步完善人事档案的内容。
2、 在市组织、人事部门统一部署下，要根据工作需要和档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写干部履历表、自传、鉴定等，及时补充干部人事档案内容。
3、 要积极主动地收集应当归档的人事档案材料。
4、 归档材料必须内容真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备，需组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后才能归入人事档案。
5、 归档材料应统一使用 16 开规格的办公用纸，用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
6、 报送人事档案材料时应认真填写《转递人事档案材料通知单》，并按人事档案转递的要求办理好交接手续。
7、 管档人员要对收集到的人事档案和人事档案材料认真审查鉴别，对符合归档要求的材料进行登记。
三、
鉴别归档制度
1、 要根据《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档归定》和《干部档案整理工作细则》等有关规定，认真做好鉴别工作。
2、 收集的材料，归档前必须认真审查、鉴别，符合要求的才能归档。
3、 未经鉴别，任何人都不得擅自销毁人事档案材料，不得私自将不属于归档范围的材料归档或从人事档案中撤出材料，发生此类现象，应查清情况，追究责任，严肃处理。
4、 对不属于归档范围的材料不得擅自归档，经鉴别后，可视情况予以处理。
5、 经鉴别应销毁的材料，必须详细登记，报请局领导审查批准后，才能销毁。
6、 属于归档的材料，均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
四、
转递制度
1、 人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。
2、 县及相当于县以上的党委组织人事部门，可以直接转递干部人事档案。
3、 转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
4、 转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。
5、 收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。
逾期一个月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。
6、 为使干部人事档案能够随干部调动或职务的变动而及时转递，干部调配、任免部门应将干部调入单位和任免通知及时告知干部人事档案管理部门，并建立必要的联系制度。
五、
检查核对制度
1、 坚持每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。
2、 及时检查干部人事档案的实有数量与登记簿册目录中的数量是否相符。
3、 检查库房、档案柜、档案盒等是否符合存放要求，是否有利于“六防”措施的实施。
4、 检查干部人事档案所在的方位是否与干部人事档案的柜号、编号相符。
5、 检查干部人事档案的转递、借阅、归还等是否有记载。
六、
保管保密制度
1、 存放人事档案必须使用铁质档案柜，实现档案库房、阅档室、档案管理人员办公室“三室分开”。
2、 要努力达到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）的要求，安全防护设施要经常进行检查，并有记录，做到万无一失。
3、 档案库房和阅档室内，严禁吸烟和放置易燃、易爆等妨碍档案安全的物品。
4、 工作人员离开库房时要关灯、锁好门窗，单独使用电闸的应拉下
电闸。
5、 保管的人事档案，必须登记造册，每半年或一年要按人头核一次，发现问题及时解决。
6、 人事档案库房为机要室，无关人员一律不得进入。
7、 档案工作人员，不准向无关人员谈论有关人事档案的内容，如有泄漏或公布档案内容者，应视其情节轻重予以严肃处理。
8、 严禁任何个人私自保存他人的档案，对伪造、涂改、销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》、《干部档案工作条例》的，应视其情节轻重，予以严肃处理。
9、 严禁用电话索取或提供有关干部的全面情况和涉及干部的政治历史或其他重要问题的情况。
10、 严禁任何人携带档案及档案材料，进入公共场所和娱乐场所。
七、
管理人员职责
1、 坚持党的基本路线，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和党的方针、政策，努力提高政治思想水平。
2、 热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为干部工作服务。
3、 严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。
4、 坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
5、 工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。
八、
送交档案材料归档工作制度
1、 要按照人事档案收集归档的要求，将档案材料及时归档。
2、 要在材料形成后 30 天内归档。任何组织和个人不得以任何理由积压或滞留归档材料。
3、 由市组织、人事部门管理档案的，要主动收集本单位干部人事档案材料，及时送交档案管理部门归档。
4、 送交归档的材料应符合归档的要求，材料不齐全、内容不真实、手续不完备等不符合归档要求的材料，应及时通知材料形成部门，补送材料或补办手续，形成材料的部门必须按规定认真办理。
2000 年 12 月 5 日
