综合档案归档管理规定

　 综合档案归档管理规定

　 编

　号：

　KDKG/PK-102 版

　本：

　A/0

　 2009 年 12 月 31 日发布 2009 年 12 月 31 日实施

　武汉凯迪 控股投资 有限公司 发 布

　目

　录

　1 目 目

　的 的 ............................................................................................................................................ 1 2 范 范

　围 围 ............................................................................................................................................ 1 3 定 定

　义 义 ............................................................................................................................................ 1 4 职 职

　责 责 ............................................................................................................................................ 1 5 程 程

　序 序 ............................................................................................................................................ 1 5.1

　综合档案类目设置 ........................................................................................................................... 1 5.2

　综合档案形成与收集 ....................................................................................................................... 2 5.3

　综合档案整理 ................................................................................................................................... 2 5.4

　综合档案归档 ................................................................................................................................... 3 6 相关文件 ........................................................................................................................................ 4 7 记 记

　录 录 ............................................................................................................................................ 4 综合档案归档资料分类标准 ................................................................................................................... 5

　1 目

　的

　 为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的及时性、完整性，以更好地服务于公司生产和经营管理需要，特制定本规定。

　2 范

　围

　 本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及各系列公司（以下简称系列公司）综合档案的归档、立卷、整理工作。

　3 定

　义

　综合档案：是指本公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资和党、政、工、团工作等方面档案。

　4 职

　责

　4.1 综合档案管理员 a) 负责依据国家及行业综合档案相关法规、标准，结合公司实际情况制定、完善综合档案分类标准； b) 负责对归档工作进行指导和监督，督促各部门按规定及时办理归档移交手续。

　c) 负责控股及各系列公司科技档案的验收、立卷、排架、编目等全过程工作。

　d) 负责对异地公司/各电厂档案管理的培训、指导及监督检查工作。

　4.2 控股公司各中心/部门、各系列公司相关部门 a) 负责按本规定要求完成本部门（项目）业务所涉及档案资料的收集和归档工作。

　b) 部门（项目）负责人是本部门（项目）档案资料归档完整性、及时性的第一责任人。

　 c) 各部门（项目）应指定一名专、兼职档案管理员负责文件资料的搜集和归档，并对其归档文件材料的完整性、准确性、系统性负责。

　5. 程

　序

　5.1 综合档案类目设置

　5.1.1 公司档案一级类目参照《电力工业企业档案分类规则》设置，共分 10 大类，其中：0 至 5 大类为综合档案，6 至 9 大类为科技档案。综合档案一级类目包括：

　0

　党群工作档案 1

　行政管理档案

　2 经营管理档案 3 生产技术管理档案 4

　会计档案 5

　人事档案 5.1.2 结合控股及各系列公司的经营模式及业务范围，对 0 至 5 大类在各专业进行进一步细划，形成各专业归档资料分类标准，包括：实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置、归档份数、保管期限、责任部门等。

　5.2 综合档案形成与收集

　5.2.1 综合档案是公司档案的重要组成部分，各职能部门应严格按照综合档案归档范围进行过程资料的收集和保管。

　5.2.2 综合档案管理员应积极跟踪档案形成过程，主动指导、督促各部门做好文件材料的整理，并按时归档。

　5.3

　综合档案整理

　5.3.1 归档要求 a）各部门资料管理人员应按附表《综合档案归档资料分类标准》对文件资料进行分类、组卷，保证文件资料的完整性和系统性。

　b）归档文件材料原则上应为原件，作为凭证作用的必须为原件，对外来文件无原件的， 以最初接收的文件视为原件。

　c）归档文件材料应字迹清楚，签字盖章手续完备，文件载体和书写材料应达到永久性保存的要求，书写不得使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水。

　d）文件整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　e）归档文件材料主要以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，来文与复文可为一件。

　f）密不可分的文件材料可装订在一起，排列一般正文在前，附件在后；复文在前，来文在后。

　g）归档文件采用“保管期限—年度—问题”分类法进行分类，即先将文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。

　5.3.2 案卷编目 a）立卷后，每个案卷内应附有卷内目录（见 KDKG/PG101-03）、卷内备考表（见

　KDKG/PG101-04）和案卷脊背，案卷封面不做填写。

　b）卷内目录、卷内备考表应采用 A4 幅面（长×宽为 297mm×210mm）70g 以上白色书写纸制作。案卷脊背用 A4 纸打印后粘贴。

　c)

　档案编号执行《档案编号管理规定》（KDKG/PK-104）。

　5.3.3 页号的编写 卷（件）内文件必须使用 HB 铅笔或打码机在有书写内容的页面编号，页号从“1”开始。单面书写的文件页号在右上角；双面书写文件的页号，正面在右下角，背面在左下角。卷内目录、备考表不编写页号。

　5.3.4 案卷装订 装订应统一在左侧，用棉线或不锈钢钉，同时保证整齐、牢固，装订时要剔除金属物， 然后装入档案盒。

　5.3.5

　案卷装具 采用国家档案管理部门规定的卷盒、卷夹等形式。卷盒的外表尺寸为310mm×220mm，厚度为 20、30、40、50mm。卷夹的外表尺寸为 310mm×220mm，厚度一般为 20-30mm。文件资料一般使用硬式档案盒，蓝图一般使用档案袋，卷盒、卷夹应采用无酸产品。

　5.4 综合档案归档流程

　5.4.1 各部门专、兼职资料员负责过程档案的日常收集、整理，参照附表“综合档案归档分类标准”所列归档内容要求建立部门级资料清单，以保证归档资料及时、完整。

　5.4.2 各部门专、兼职资料员按照附表“综合档案分类标准”要求及时归档，填写“归档文件材料移交清单”（见 KDKG/PG101-01），经部门负责人审核后，将归档资料、“归档文件移交清单”（电子版、纸质版各 1 份），移交信息中心档案管理部。

　5.4.3 信息中心档案管理员与移交人员共同清点移交资料，完成归档验收工作。

　5.4.4 信息中心档案管理员进行案卷整理、排架，编制“档案检索目录”，“档案检索目录”表式附后。

　5.4.5 综合档案一般于次年一季度归档，公司资质、荣誉证书等实物档案及重要申报材料即时归档，归档时间、责任人执行“附表《综合档案分类标准》”。

　5.4.6 归档部门按照《保密法》及有关规章制度的要求，对需划密的文件材料，填写“归档文件密级登记表”（KDKG/PG102-01），注明密级、保密期限，连同归档文件一同交档案管理部。

　6 相关文件

　6.1《档案管理程序》 7 记

　录

　7.1 综合档案归档资料分类标准

　归档文件密级登记表

　归档资料描述

　表格编号 KDKG/PG102-01- 归档数目 共 件，其中文字材料 件，图纸

　 件 记录编号

　立卷人

　立卷部门

　清单页数 共 页，第 页 审核人

　审核人意见

　接收人

　接收部门

　接收日期

　序号 档号 密级文件材料名称及描述 密级 保密期限 份数 页数

　综合档案归档资料分类标准

　分类号

　科目名称

　卷内文件内容

　归档份数

　保管期限

　归档时间

　归档部门/ / 责任人

　电子 正本 副本 图纸 重要 一般 0 0

　 党群工作

　 01

　党群工作综合

　 02

　党务工作综合

　 020

　 党务工作 党委综合性工作

　1

　 长期 短期 次年 3 月末之前 归口管理部门负责人 党委会

　1

　 长期 短期 其他事务性工作

　1

　 长期 短期 03

　组织工作

　 030

　 组织工作 组织建设

　1

　 长期 短期

　 次年 3 月末之前

　 归口管理部门负责人 党员干部管理

　1

　 长期 短期 党费管理

　1

　 长期 短期 其他事务性工作

　1

　 长期 短期 04

　纪检工作

　 040

　 纪检工作

　 纪委工作安排、计划、总结

　1

　 长期

　 短期 次年 3 月末之前 归口管理部门负责人 05

　工会工作

　 050 工会工作 职代会、工作记录、劳保福利、文体活动等

　1

　 长期 短期 次年 3 月末之前 部门负责人 06

　共青团工作

　 060

　 协会工作

　 各专业学会、协会工作

　1

　 长期

　 短期 次年 3 月末之前 归口管理部门负责人 1 1

　 行政工作

　 10

　行政管理综合

　 11

　董事会、股东会、监事会工作

　 110

　 董事会工作 董事会决议、会议纪要

　1

　 永久、 长/短期

　 次年 3 月末之前

　 董事会秘书 董事会相关工作形成的资料

　1

　 永久、 长/短期

　 111

　 股东会 股东会决议、会议纪要

　1

　 永久、 长/短期 股东会相关工作形成的资料

　1

　 永久、 长/短期

　 112

　 监事会 监事会决议、会议纪要

　1

　 永久、 长/短期 监事会相关工作形成的资料

　1

　 永久、 长/短期 12

　行政事务

　 120

　 各公司、部门工作计划、总结 行政工作计划、总结、通知、规定、办法等

　1

　 永久、 长/短期

　 次年 3 月末之前

　 总经部负责人

　 公司内部整顿形成的相关资料

　1

　 永久、 长/短期

　 121

　 会议纪要、决定 总经理办公会纪要

　1

　 永久、 长/短期 各专题会议纪要、协调会

　1

　 永久 长/短期 次年 3 月末之前

　122 技术资质 申报资料

　1

　 永久 长/短 申报工作结 经办部

　分类号

　科目名称

　卷内文件内容

　归档份数

　保管期限

　归档时间

　归档部门/ / 责任人

　电子 正本 副本 图纸 重要 一般

　 期

　 束后 1 周内

　 门负责人 年检资料

　1

　 永久 长/短期 资质证书

　1

　 永久 长/短期 办结后 2 个工作日内

　 123

　 工商管理 注册资料

　1

　 永久

　办理完毕 1 个周内

　 经办部门负责人 公司章程、验资报告

　1

　 永久

　办结后 2 个工作日内 营业执照

　1

　 永久

　组织机构代码证

　1

　 永久

　国、地税证

　1

　 永久

　124

　 法律事务 诉讼案件资料

　1

　 永久 长/短期

　 办理完毕 1 个周内 经办部门负责人 法律事务相关的资料

　1

　 永久 长、短期

　 125

　 文秘机要工作 政府、外单位来文、重要函件

　1

　 永久 长/短期

　 次年 3 月之前

　 总经部负责人 公司的对外发文、重要函件

　1

　 永久 长/短期 机要保密工作

　1

　 永久 长/短期 用印记录

　1

　 永久 长/短期 126 公司大事记

　 1

　 永久 长/短期 每季度最末月前 13

　外事工作

　 13

　 外事工作 外事活动的计划

　1

　 长期 短期 次年 3 月末之前 经办部门负责人 外事工作管理工作

　1

　 长期 短期 14

　资产

　140 土地管理 土地买卖及相关资料

　1

　 永久

　办结后 2 个工作日内

　 经办部门负责人 141 房产管理 房产买卖及相关资料

　1

　 永久

　142 设备管理 设备台帐、明细

　1

　 永久 长期 次年 3 月之前 15

　公共关系

　 150 重要领导视察资料

　 1

　 长期 短期

　 次年 3 月末之前

　 经办部门负责人 151 重要客户、相关方考察资料

　 1

　 长期 短期 152 重大庆典资料

　 1

　 长期 短期 153 媒体报道、宣传

　 1

　 长期 短期 154 公司宣传画册、录像

　 1

　 长期 短期 159 其他

　 1

　 长期 短期 16

　审计、监察工作

　 160

　 监察工作 监察工作计划、总结

　1

　 长期 短期 次年 3 月末之前

　 审计中心 监察会议纪要、记录

　1

　 长期 短期

　 次年 3 月末之前 案件处理材料

　1

　 长期 短期 161 审计工作 各专项审计工作（包括审核过程记录、审计报告）

　1

　 长期 短期 17

　后勤福利

　分类号

　科目名称

　卷内文件内容

　归档份数

　保管期限

　归档时间

　归档部门/ / 责任人

　电子 正本 副本 图纸 重要 一般 170 后勤福利工作 后勤福利相关规定、决定

　1

　 长期 短期 次年 3 月末之前 部门负责人 2 2

　 经营管理

　 20

　经营管理综合

　 21

　经营决策

　 210

　 重大经营战略决策 规划战略、重要战略决策

　1

　 长期

　次年 3 月末之前

　 部门负责人 公司中、长期规划、计划

　1

　 长期 短期 年度计划

　1

　 长期 短期 各项专业发展计划

　1

　 长期 短期 211 公司改革 公司改革相关资料

　1

　 长期 短期 次年 3 月末之前 部门负责人 212 经营目标管理

　 1

　 长期 短期

　 次年 3 月末之前 经营部门负责人 213 年度预算、资金计划

　 1

　 长期 短期 214 各类经营统计报表

　 1

　 长期 短期 22

　物资管理（项目除外）

　 220 物资管理工作 年度采购、分配计划

　1

　 长期 短期 次年 3 月末之前

　 招标采购部门负责人

　 221

　 物资供应 招标、投标

　1

　 长期 短期 招标或合同签订后 1 周内 合同、协议

　1

　 长期 短期 来往函件

　1

　 长期 短期 222 供应商/分包商 供应商/分包商名单及考察评价记录

　1

　短期 次年 3 月末之前 23

　营销管理

　 230

　 销售管理工作 营销计划、总结

　1

　 长期 短期

　 次年 3 月末之前

　 市场部门负责人 营销管理的规定、通知

　1

　 长期 短期 231 市场信息及推广 市场分析、用户调查

　1

　 长期 短期

　 232

　 营销工作 销售合同、协议、函件

　1

　 长期 短期 投标或合同签订完 2 周内

　 投标、招标、议标的商务文件

　1

　 长期

　 短期

　 233

　 销售相关工作 售后服务

　1

　 长期 短期 次年 3 月末之前 统计、报表

　1

　 长期 短期 24

　投资项目开发（未核准项目）

　 240

　 投资项目开发管理 投资项目开发管理计划、总结

　1

　 长期 短期 次年 3 月末之前

　 投资开发部门负责人 投资项目开发管理的规定、通知

　1

　 长期 短期

　 241

　 投资基础信息 项目立项申请资料、请示、报告

　1

　 长期 短期

　 投资项目终止后 1 周内 投资环境及技术基础信息

　1

　 长期 短期

　242 委托咨询招标及合同 招标、议标记录、合同

　1

　 长期 短期 243 咨询报告及批复

　 1

　 长期 短期 249 其他

　 1

　 长期 短期 次年 6 月之前 25

　与其他企业相关投资方面资料

　3 3

　 生产技术管理

　 30

　生产技术管理综合

　分类号

　科目名称

　卷内文件内容

　归档份数

　保管期限

　归档时间

　归档部门/ / 责任人

　电子 正本 副本 图纸 重要 一般 31

　生产管理

　 310

　 生产管理工作 生产协调会、计划、总结

　1

　短期

　 次年 3 月末之前 项目或生产管理部门 项目检查

　1

　短期 311 其他

　 短期 32

　技术管理

　 320

　 技术管理工作 技术管理工作的规划、计划

　1

　 长期 短期 次年 3 月末之前

　 部门负责人 重要的通知、文件

　1

　 长期 短期 321 合同、协议 （具体项目入科研档案）

　 1

　 长期

　合同签订完 1 周内 322 技术创新 申报材料及认定证书

　1

　 长期

　办理完毕 1 周内 部门负责人 323 技术引进

　 1

　 长期

　324

　 专利申报 专利申报材料

　1

　 长期

　经办人 专利证书

　1

　 长期

　325 学术论文

　 1

　 长期

　33

　安全环保

　 330

　 安全环境管理 安全环境管理的计划、总结、通知

　1

　短期

　 次年 3 月末之前

　 业务主管部门负责人 安全教育培训、取证

　1

　短期 331 劳动保护

　 1

　 长期

　332 安全环境事故调查、处理

　 1

　 长期

　处理完毕后 1 周内 333 环保及污染治理

　 1

　 长期

　次年 3 月末之前 334 统计报表

　 1

　 长期

　339 其他

　 1

　 长期

　34

　质量管理

　 340

　 质量管理工作 质量管理的计划、总结、通知

　1

　短期

　 次年 3 月末之前

　 业务主管部门负责人 质量管理培训、取证

　1

　短期 341 计量及设备检定

　 1

　短期 342 产品及工程创优

　 1

　 永久

　活动结束后 2 343 质量回访及反馈

　 1

　 长期

　次年 3 月末之前 344 QC 小组活动

　 1

　 长期

　 业务主管部门负责人 345 质量事故调查、处理

　 1

　 长期

　处理完毕后 1 周内 346 统计、报表

　 1

　 长期

　次年 3 月末之前 349 其他

　 1

　 长期

　35

　标准化管理

　 350 标准化管理工作 标准化管理工作的计划、总结、通知

　1

　 长期

　次年 3 月末之前 业务主管部门负责人 351 管理标准 各公司、部门管理标准

　1

　 长期

　352 技术标准 各公司、部门技术标准

　1

　 长期

　353 体系内审及监督

　 1

　 长期

　分类号

　科目名称

　卷内文件内容

　归档份数

　保管期限

　归档时间

　归档部门/ / 责任人

　电子 正本 副本 图纸 重要 一般 354 外审及认证

　 1

　 长期

　359 其他

　 1

　 长期

　36

　信息工作

　 360 信息管理工作 信息管理工作的计划、总结、通知

　1

　 长期 短期 次年 3 月末之前 部门负责人 361 信息化

　3510

　 信息系统项目实施 立项请示、批复

　1

　 长期

　项目结束后 1 个月内 部门负责人

　 招、投标、合同

　1

　 长期

　招标或合同签订后 1 周内 招标采购部门负责人 需求分析报告

　1

　 长期

　项目结束后 1 个月内

　 部门负责人 验收报告

　1

　 长期

　操作手册及使用说明

　1

　 长期

　3511

　 信息系统运行维护 设备清单

　1

　短期

　 次年 3 月末之前

　 部门负责人 故障处理记录

　1

　短期 数据备份

　1

　短期 系统信息安全问题记录

　1

　短期 3512 软件资料

　 1

　 长期

　次年 3 月末之前 部门负责人

　 3513

　 档案工作 档案管理标准

　1

　 长期

　次年 3 月末之前

　 部门负责人 档案工作的计划、总结

　1

　 长期

　鉴定申请、报告；鉴定清册

　1

　 长期

　销毁审批表及销毁记录

　1

　 长期

　档案基本情况、统计表

　1

　 长期

　归档移交清单

　1

　 长期

　3514 图书资料工作

　 1

　短期 3515 情报工作

　 1

　短期 3519 统计

　 1

　 长期

　4 4

　 财务管理及财务审计

　 41

　财务审计综合

　 42

　财务管理

　 420 财务管理工作 财务管理制度、规定、办法、通知

　1

　 长期

　次年 6 月末之前

　 部门负责人

　 421

　 财务工作 流动资金核定、结算

　1

　 长期

　固定资产的新增、报废、调拨

　1

　 长期

　财务收支计划、利润、年度决算

　1

　 长期

　税收

　1

　 长期

　43

　会计账务

　 430

　 会计账务 报表

　1

　 长期

　次年 6 月末之前

　 部门负责人 账册

　1

　 长期

　凭证

　1

　 长期

　会计档案移交清册

　1

　 长期

　44

　财务审计工作

　 440 审计工作 审计工作的通知、规定、计划、总结

　1

　 长期

　次年 6 月末之前 部门负责人

　分类号

　科目名称

　卷内文件内容

　归档份数

　保管期限

　归档时间

　归档部门/ / 责任人

　电子 正本 副本 图纸 重要 一般

　 专项审计的通知、报告、总结、证明材料

　1

　 长期

　45

　融资管理

　 450

　 融资管理工作 融资计划

　1

　 长期

　次年 6 月末之前

　 部门负责人 融资方案

　1

　 长期

　授信、融资申请材料及批复

　1

　 长期

　5 5

　 人力资源管理

　 50

　人力资源管理综合

　 51

　人力资源管理基础

　 510 规划、计划

　 1

　 长期

　次年 3 月末之前 部门负责人 511 管理规定、办法、通知

　 1

　 长期

　52 组织管理

　 520 公司二级组织机构设置 组织机构设置成立、撤销、合并、更名、变更隶属关系

　1

　 长期

　次年 3 月末之前

　 部门负责人 521 三定方案

　 1

　 长期 53

　人事管理

　 530

　 招聘 人才库

　1

　短期

　 次年 3 月末之前

　 部门负责人 招聘计划、招聘及录用记录

　1

　短期

　 531

　 劳动关系管理 员工劳动合同

　1

　 长期

　保密协议及相关材料

　1

　 长期

　532 员工奖惩

　 1

　 长期

　533 员工异动

　 1

　 长期

　534 员工档案

　 1

　 长期

　535

　 工资管理 工资计划、总结、会议纪要

　1

　 长期

　工资的定级、工资计算等

　1

　 长期

　奖金、津贴

　1

　 长期

　536 考评管理 考评记录

　1

　 长期

　537 职称及个人资质管理

　 1

　 长期

　538 教育培训 教育培训计划、总结等

　1

　短期