文件档案管理员范文第1篇摘要：文书档案的收集就是相关人员按照工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的资料，集中到单位档案科室以进行科学的管理。因此，档案收集是贮存下面是小编为大家整理的2023年文件档案管理员【五篇】（精选文档）,供大家参考。
文件档案管理员范文第1篇
摘 要：文书档案的收集就是相关人员按照工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的资料，集中到单位档案科室以进行科学的管理。因此，档案收集是贮存档案信息资源的重要途径；
是实现档案集中统一管理的重要手段；
是档案管理其他业务环节的基础；
是决定档案存在和发放的前提条件。笔者根据多年的工作经验，主要针对档案收集归档工作内容要求进行分析，并提出档案收集归档的有效管理策略。
关键词：档案；
收集归档；
有效管理；
策略
在单位，为了做到档案收集完整、齐全，档案室和档案管理人员需要从文件形成阶段就关注其完整性，并监督文件管理的全过程。如果发现了问题，则应尽快通过有关的领导建立、健全制度，帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞在文件形成、传递、处理、归档过程中出现的漏洞。因此，只有文件齐全了，档案收集工作才能得到基本的保障。
1 档案收集归档工作内容
文件材料的收集归档工作是档案工作的起点和基础，一个单位的归档文件是否齐全完整，根能避免文件的散失，才能保证本单位档案的齐全完整。因此，我们一定要认真做好文件材料本的因素取决于文件材料的收集是否齐全。只有及时地、有针对性地收集各类文件材料，才的收集归档工作，半点也不能马虎。文件材料的收集工作，应该由文书工作人员负责，在收集过程中充分发挥主观能动性，采取各种有效措施，多渠道地把应该归档的文件全部收集起来。档案收集归档的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中，档案人员应达到以下工作要求：丰富和优化档案内容；
加强档案室外工作的调查和指导；
确保入室档案的标准化；
归档档案应当齐全、完整。
2 档案文件的收集归档存在的问题
档案文件的收集归档是档案管理中的一个复杂的工作，现在很多单位的基层档案室只把文书档案的收集作为首要任务，归档工作更没有得到有效重视，极大影响了单位内各部门对各类档案的利用需求。而在我国，林业档案管理方面的经验还不是很丰富，所以在实际中存在很多问题：
2.1 档案材料不完整
归档文件的收集是档案工作的第一步，同时也是最为关键的一个环节。有些单位档案员收集的文件材料往往不完整，有些归档文件材料的门类收的不齐，一些单位档案室门类很少，有的只收集文件材料，有文书档案、声像、专业、科技档案却收不上来。档案文件的收集，不仅要保证归档文件材料的收集工作要收集材料的完整，同时也包括每一份文件材料本身、文件材料的门类也要齐全完整。
2.2 缺乏完善的文书档案资料管理设施
当前现有的档案管理部门在基础设施的建设方面存在一些不足之处，如资料的收集与归档仍然以人工操作为主，计算机信息技术的应用十分有限，这也拖慢了档案管理的信息化进程。另外，由于档案管理技术手段的滞后，使得很多档案信息都不能及时进行评估和归档，时常发生文书档案资料丢失的现象，无法保证档案信息的完整性与真实性，这些问题都对档案管理工作造成很大影响。
2.3 缺乏复合型档案管理人员
近几年，档案文件的收集w档管理人才缺乏，大多数档案文件收集归档人员没有接受过专业知识以及业务培训，缺失档案管理经验，在档案文件收集归档过程中难以适应工作需要，使得收集的档案水平低、素质差，所以优秀的档案文件收集归档人员对于档案管理工作的顺利进行是非常重要的。
3 档案收集归档的有效管理策略
档案收集归档工作是档案管理的重要环节，在具体操作的过程中，工作人员要本着认真负责的态度，对不合乎要求的文书档案应予以剔除，对于文书中的缺项记录应及时退回补齐。
3.1 强化档案管理人员的培训
作为一名优秀的档案管理人员，不仅要有强烈的档案管理意识，还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训，培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识，这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员，应进行有针对性的知识及技能强化培训，并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育，从而有效提升档案管理人员的整体素质，进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。
3.2 加强档案管理基础设施建设
基础设施的建设与完善是提高档案管理效率的重要途径，通过引进先进的信息技术，可以提高档案管理的现代化水平，促进档案管理效率的提升。同时，需要为档案管理部门工作的有效开展提供必要的设施，包括管理技术、管理设备等，要对档案管理工作的顺利开展提供足够的支持和配合，各个管理部门要配合档案管理工作的需要，构建档案管理信息的共享平台，促进档案管理效率的提升。
3.3 加强创新意识培养
档案管理工作人员创新意识的培养，作为优秀的档案管理工作人员的重要因素之一，就是现代的社会发展和档案管理工作人员的思想素质上有接轨，我国社会的发展日新月异，在适应发展的新形式上就对档案管理人员有所要求，包括在业务能力上有所创新。档案收集的信息化管理是目前的社会发展的主要趋势，档案信息的有效化控制在需要建立档案电子化，由此可见培养出新型网络型的人才是极为重要的，有着高素质的档案管理人员团队则具备与时俱进的特点。培养档案管理工作人员的创新意识，不仅可以提高档案管理工作的效率，在档案资源为社会提供服务的工作中需做到的有效化、合理化的利用，也取得了显著效果。档案管理工作人员整体素质的提高，不仅体现在思维习惯上的改变做到真抓实干，在更新已有知识上的畏难情绪的克服上也有所体现，档案管理工作人员需做到与时俱进，在工作中开拓创新。
结束语
随着社会的发展和科技的进步，传统的档案管理方式已经无法适应当下社会的发展。新时期档案管理工作必须紧跟时展的需求，提高档案管理工作的效率和质量。采取科学有效的档案收集、整理以及归档手段，并努力完善管理方式，建立完善基建档案材料管理制度，才能够真正发挥出档案材料的重要价值，才能够促进整个林业发展健康发展。
参考文献
[1]刘长城.浅析我国基层事业单位档案管理现代化实施策略[J].民营科技，2016（01）：89.
[2]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013（23）：57-58.
文件档案管理员范文第2篇
[关键词]医院;文书档案管理;利用率
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.127
[中图分类号]G275.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）20-0-02
从某种意义上说，文书档案是医院在发展过程中形成的一种资料。在医院管理方面，文书档案是一种凭据，能够为对应的管理工作提供支撑。目前，医院文书档案管理还存在一些问题。因此，根据医院的现实情况，具体分析文书档案管理存在的问题，并提出行之有效的改善措施，提高文书档案的管理水平。
1 医院文书档案管理概述
在新时代下，“制度化、科学化、规范化”是医院文书档案管理向前发展的关键性标志。在医院档案管理方面，文书档案管理是衡量其水平高低的关键性指标之一。
1.1 医院文书档案管理的特点
首先，医院文书档案的内容以及载体呈现出多样化特点。比如，医院工作计划、总结、统计资料、会议记录等。同时，它也是医院很多方面的重要历史依据，比如，医疗护理管理、行政管理、财务档案，这些都是对医院各方面工作真实地记录与反映。其次，对于医院文书档案管理来说，对资料进行“收集、保存、记载”是它的核心部分，为医院工作者对相关信息的查找做好铺垫。最后，在医院方面，文书档案与文书工作紧密相连，因为对于档案工作来说，它是以文书工作为纽带，对档案进行一系列的操作，包括收集、整理、保管等。因此，文书工作是档案管理能够得以进行的前提条件。
1.2 医院文书档案管理的特殊性
医院文书档案管理不同于一般文书档案管理，其特殊性主要体现在以下几个方面。第一，以业务类的文件为主，以党务类文件为辅。主要是因为医院工作主要是以临床医疗服务为核心，所涉及的党务类文件也和它息息相关。第二，在文书档案管理中，医疗业务方面的指导性文件比较多。同时，这些文件更新的速度比较快。主要是因为在综合性医院中，科室或专业的分类多而细。随着医疗事业的飞速发展，医院还设有一些不同类型新疾病的科室。因而，这些医疗业务指导性的文件也随之增加与更新。第三，在职务聘任以及晋升方面，对应的文件也比较多。据有关数据分析，一所医院每年在职务聘任和晋升方面，少则几百人，多则上千人。由于医院人员在职务聘任和晋升方面变动比较大，对应的文件资料也会随之增加。
2 医院文书档案管理存在的问题
医院文书档案管理不完善将导致对应的文书档案存在一系列问题，比如，保存的文书档案不具备规范性，文书档案的保密性较低，降低了文书档案的使用价值。要使这些存在的问题得到有效解决，必须从实际出发，对医院文书档案管理存在的问题进行深入分析。
2.1 医院文书档案管理人员综合素质低
总的来说，在医院文书档案管理方面，很多工作人员都不是从事档案管理的专业人员。同时，他们也没有丰富的工作经验，没有经过专业培训，影响了文书档案管理的工作效率。具体说来，一是在医院文书档案管理方面，其工作人员不具备本专业素质，无法胜任对应的工作岗位;二是该工作岗位上的管理人员文化程度较低，已有的档案管理知识结构比较落后;三是在档案管理方面，医院没有对管理进行相应的进修培训。
2.2 医院文书档案管理制度机制不健全
首先，医院管理者没有建立独立的档案管理部门，未能明确档案管理人员的工作职责。在文书档案管理出现问题之后，没有及时采取有效措施解决，致使问题进一步恶化。其次，医院管理者没有建立合理的档案管理标准以及操作流程，管理工作效率低下。最后，医院管理者没有建立科学的考核制度，挫伤了档案管理人员工作的积极性与主动性。
2.3 医院档案管理方法比较落后，文书档案利用率不高
一是关于医院文书档案管理方法方面。在科技飞速发展的新时代下，一些医院还在以落后的手工方式对医院文书进行操作。比如，文书档案的整理、编写、归档。这不仅工作效率低下，档案管理的准确率也比较低。同时，这种手工形式的档案管理方法已无法满足新时展的要求。二是关于文书档案的利用率方面。医院管理者对文书档案的管理没有引起重视，致使其利用率极其低下。同时，“重管轻用”是文书档案管理存在的主要问题，文书档案资源经常处于闲置状态，没有得到充分利用。
3 医院文书档案管理完善的措施
针对医院文书档案管理存在的问题，采取可行的策略予以解决已成为当下迫在眉睫的事情。同时，这也是顺应时展潮流，有利于促进医院整体水平的提高，为医院可持续发展做好铺垫。对于医院文书档案管理来说，应根据其多样化特点，寻求相应的解决办法。
3.1 提高医院文书档案管理人员的综合素质
从某种意义上说，提高医院文书档案管理人员的综合素质是做好医院档案管理工作关键的环节。一是要对档案管理人员定期进行专业技能培训，培养其档案管理的能力，提高其专业素质。比如，安排专业讲座，到优秀的档案管理单位进行观摩学习，定期安排档案管理人员进修学习等。二是要对档案管理人员进行再教育，对档案管理人员已有的知识体系予以更新和完善。三是要对档案管理人员进行思想教育学习，使他们意识到档案管理工作的重要性，增强自身的服务意识。
3.2 提高医院文书档案资源的利用率
在医院文书档案管理方面，提高文书档案资源利用率非常关键，也是医院档案管理的最终目标。首先，档案管理人员需要树立服务意识。在实际工作中，档案管理人员通过各种渠道和手段对档案资源进行开发，进而为医院各方面工作的开展提供支撑，比如，临床、教学、科研。其次，档案管理人员需要对那些使用价值较大的档案资料予以合理的深加工，为医学工作的进一步开展提供重要的依据。比如，在文书档案管理的过程中，管理人员可以对其档案资料进行客观地统计与分析，在此基础上，对档案资料进行归纳整理，以供医院决策者使用。最后，档案管理人员需要对不同类型的专题进行合理地编制，及时为医学工作者提供“多方面、多层次”的重要资源信息。
3.3 以现代技术为媒介，完善医院文书档案管理
在提供医院文书档案管理水平方面，完善其管理方法也是不可忽视的部分。一是需要以档案管理具有的特点为纽带，选择适宜的系统软件。在此基础上，以计算机为桥梁，把所有的文书档案资料录入到电子系统中，为医院工作者对档案资料信息的查找提供便利。二是需要对已有的档案管理资源系统予以合理地开发。提高档案资料电子检索的速度，缩短检索时间，提高医院工作者的工作效率。三是要对档案管理人员进行对应系统操作能力的培养，使他们在工作中，能够对这些现代化管理系统进行规范操作。
3.4 促进文书档案管理与文书工作的协调
从某种意义上说，医院文书档案管理与文书工作之间存在着某种联系。文书工作的质量会对直接影响医院文书档案管理水平。因此，在医院文书档案管理方面，需要对文书工作引起重视。一是要加强文书人员的档案管理意识。同时，在工作中，要对档案管理人员进行适当地指引和监督。二是文书人员需要严格遵守立卷归档制度。在实际工作中，文书人员要对文件资料及时准确地收集。在此基础上，对文件进行正确的分类、归档。三是医院档案管理科室要严格遵循档案归档管理制度。在日常工作，档案管理人员要对归档的文件资料进行核对。在检查的过程中，一旦发现有不符合规定的文件，要及时返给文书人员，对该文件重新进行整理，使文书档案的质量得到保证。四是关于使用文书档案方面。相关人员需要办理档案查询、借阅方面的审批手续。在档案归还之后，档案管理要及时对档案进行归位。在使用的工程中，对没有如期还回的档案要及时催还，使各类档案处于完好的状态。
3.5 明确归档范围，保证医院文书档案的完整
一是需要对医院文书档案的归档范围重新进行划分。在重新修订的过程中，要对文书档案归档的重要部分引起重视，使其明确化。此外，还要和相关部门进行交流、沟通，明确医院文书档案归档的范围。二是在日常工作中，档案管理人员要从归档文件、资料的形式、内容等方面出发，对它们进行区分。三是在对文书档案管理的过程中，要以保管的年限为基础进行划分。这样，方便对到期文件的销毁，避免过期文件长期积压，对档案资料的查询造成影响。四是在实际工作中，各个部门的档案管理人员都需要对文件资料进行收集。同时，还要对文件资料进行跟踪。在此基础上，按照相关规定，对文件资料进行归档，为保证文件资料的完整做好铺垫。此外，在文书档案管理的过程中，要把文书档案的归档范围发放给不同部门的档案管理人员，使不同部门的档案管理人员对文书档案的归档范围有清晰地认识，在对文件、资料整理的过程中，能够严格参照其归档范围，对它进行正确地归档。
3.6 采用现代化的手段，对医院文书档案进行管理
在网络技术飞速发展的今天，实现文书档案管理的现代化已成为时展的必然趋势。一是在医院文书档案管理方面，需要档案管理设备的应用引起重视。各个医院需要根据自身发展的实际情况出发，引进一些先进设备，提高文书档案管理的工作效率及准确率。同时，减少设备故障的发生。二是要把文书档案管理工作和医院发展的实际情况相融合，对医院文书档案进行现代化管理。三是在医院日常运作中，需要定期对文书档案管理的内容加以总结，并对它进行对应的检查。同时，医院管理者要根据文书档案管理的情况，建立合理的考核制度，对文书档案完成的情况适当考核，使其不断完善。
除此之外，还有一些其他方面的策略。比如，需要对医院文书档案管理制度、责任制度予以完善，建立完善的管理体系，使不同部门、不同岗位职责予以明确化，使档案管理人员更好地履行本职工作。与此同时，需要对医院已有的文书档案管理制度予以健全，如档案资料的借阅。进而，使文书档案管理工作井然有序。
4 结 语
在新时代，完善医院文书档案管理有着非常深远的意义。它的完善有利于提高医院档案管理的工作效率，降低错误率，使文书档案资料得到优化利用。同时，也有利于医院档案管理质量的提高。更重要的是，它的完善是我国医疗事业步入更高发展阶段，走上可持续发展道路的重要基石。
主要参考文献
[1]张媛.浅析如何做好医院文书档案管理工作[J].经济研究导刊，2012（19）：207-208.
[2]李娇.医院文书档案管理的现状及改进措施[J].中外医学研究，2015（2）：150-151.
文件档案管理员范文第3篇
大庆市红岗区人才交流服务站
[摘要]档案保管是一项重要的工作，加强对档案的管理，可以提高档案的利用率，在档案保管的过程中，还要做好档案的保密工作，处理好档案利用与保密的关系，这也是提高档案保管水平亟待解决的问题。本文对档案保管中，如何处理好利用与保密关系的方法进行了介绍，希望对档案管理部门的工作人员提供一定帮助，提高工作人员的业务水平。
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关键词 ]档案；
保管；
处理；
利用；
保密；
关系
档案管理工作中，不断要做好存储与保管工作，还要做好保密处理工作，避免重要的信息遭到泄露。对于重要的档案文件，一定进行加密处理。档案资料有着重要的价值，加强管理有利于提高档案文件的利用率，加强对档案的保密管理，可以保证档案文件的保管的安全性。档案馆的工作人员要认识到档案保管的重要性，处理好档案利用与保密之间的关系，在调阅档案时，应做好审批与登记工作，这可以减少泄密问题的出现。下面笔者对处理好档案利用保密关系的措施进行简单介绍。
一、制定科学的管理制度，完善档案保密制度
档案管理是一项系统的工作，相关工作人员应完善档案保密建设的制度，还要做好档案安全管理的宣传工作，档案馆的工作人员应具有较高的安全意识，认识到档案保管的重要意义，加强法制宣传，熟悉保密政策，遵守档案馆制定的相关制度，履行好档案保管保密的义务。在制定档案馆管理制度时，需要参考国家的相关法律政策，明确工作人员的责任与义务，避免工作人员出现违法的行为。
1、制定科学的管理制度
在档案馆中，应制定出科学的管理制度，这对档案馆工作人员也有着管理与约束的作用，工作人员需要严格按照制度中的规章制度进行操作。对于保密文件，保管时一定要小心谨慎，尤其是在档案文件传递的过程中，应做好监管，一些涉密文件没有得到批准是不能擅自传阅的，所以，管理人员在档案保管中，应采用分类管理的方式，涉密文件一定要保证其安全性。有的不法分子会利用先进技术对秘密文件进行窃取，档案馆的工作人员要掌握一定反窃取技术，处理密件时，应多次核对，对借阅的人员做好登记，收回文件后入柜上锁保管，还要定期检查，及时销毁需要清理的文件，对于销毁文件也要进行登记。档案馆工作人员的日常工作包括文件登记、归档、销毁等。
2、完善档案保密制度
档案馆还要对保密制度进行完善，随着科技的不断发展，档案馆引进的技术越来越先进，档案利用的途径越来越多，这增加了档案文件信息泄露的概率，所以，档案馆的管理者应针对档案馆的发展现状，对保密制度进行完善，规范档案审批的流程，提高档案利用率的同时，应保证档案的安全性。对于秘密文件，应避免出现泄漏问题，还要保证档案的完整性，避免出现缺页、破损等问题。
二、加强对工作人员的培训，提高其素质与责任心
档案馆的工作人员对档案管理的质量也有着较大的影响，为了保证档案保管的质量，应对工作人员进行定期的培训，明确工作人员的职责，使其在档案保管工作中，更加规范认真。档案馆的工作人员应具有较高的责任心，其要遵守保密守则，具有较高的安全意识以及保密意识，这样才能有效降低泄密事件的发生。在有的档案馆中，存在工作人员保密意识淡薄的问题，其对先进的保密技术还没有完全掌握，这影响了档案馆的健康发展。
1、提高档案馆工作人员的素质
档案馆要定期对工作人员进行培训，做好安全知识的宣传工作，这有利于提高工作人员的综合素质。在培训中，不但要使档案馆的工作人员掌握先进的技术，还要提高其服务意识，使其在工作中更好的为人民服务。档案馆的工作人员应具有较高的政治责任心，树立全心全意为人民服务的意识，还要热爱本职工作。在培训中，档案管理人员应树立正确的人生观与价值观，工作人员应具有坚定的政治立场，避免与外界人员同流合污，窃取档案馆中的文件。工作人员应具有较高的鉴别能力，不能受到金钱的诱惑，在平时的工作中，恪守纪律，保证国家的机密不遭到窃取。
2、加强业务培训
档案馆的工作人员不但要具备专业的知识，还要熟悉档案法规，在当前信息时代下，应掌握先进的档案管理知识，档案馆工作人员需要掌握的知识包括统计学、传播学、情报学等，在培训的过程中，要使其掌握现代化的计算机技术，通过实践掌握操作技术。工作人员还要学会先进设备的操作，这有利于实现档案馆的现代化的发展。档案馆的工作人员还应具有良好的职业素养，要具有敏锐的洞察力，善于总结工作经验，其需要具有独立处理问题的能力，有严谨的工作作风，按照工作流程进行档案借阅，避免泄密问题的出现。
三、正确对待档案的利用问题
我们在享受公共档案信息知情权、使用权的同时，依法履行对秘密信息的保密是责无旁贷的义务。利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会造成危害。所以，对档案工作者来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏废。在严格做好保密工作的同时，应正确处理好档案保密和利用的关系，避免负面作用的发生。
1、加强绝密档案的日常使用管理
绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
2、规范档案利用者的使用范围
档案利用者传阅秘密文件、资料要严格实行签收制度，按规定范围单线传阅，不得横传，随时挂号销号，及时催阅；
不得擅自翻印、摘抄转载、公开引用。严格按照相关手续借阅文件，阅读完毕的文件、资料随时退还机要、秘书人员或承办人，密码电报及绝密文件要当天退还机要室；
复印秘密文件，必须办理审批手续，复印件要同原件一样妥为保管。
四、结语
综上所述，档案保管是一项重要的工作，档案管理人员需要掌握档案收集、分类与归档技术，还要掌握保密处理技术，这有利于提高档案的利用率以及安全性。在现代化的档案馆中，应用了大量的信息技术，还引进先进的设备，为了提高资源的利用价值，需要对档案馆的工作人员进行培训，使其掌握操作技术。档案管理人员应严格按照管理制度以及保密准则，不能出现违规操作的行为。在对档案进行借阅时，应按照相关流程进行审批与记录，对收回的档案要进行检查，避免出现缺损问题。
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参考文献
[1]韩雷.浅析档案后保管模式必然代替档案保管模式[J].价值工程,2011(04)
文件档案管理员范文第4篇
一、严格落实管理职责，建立健全管理制度
我校档案管理工作有着明确的责任部署，首先是成立了档案工作领导小组，确立了校长为领导的职责管理机制，明确专门管理工作人员，划定阶段性任务、目标，实现了档案管理制度化、规范化。领导小组几次开会对档案工作进行了研究探讨，重点排查档案管理工作中存在的薄弱环节，及时制定整改措施，进一步做好档案管理和服务的措施。学校从人员配备、设备装具购置等方面给予大力支持，确保档案室的正常运转和安全。
我校档案管理相关人员定期开展档案管理系统中的纸质、电子公文数据迁移和数据备份工作，纸质文件每学年整理一次，电子文件每学期整理、备份一次。档案管理相关人员不断加强日常学习和经验积累，不断熟悉所管档案及相关业务。
为规范档案的管理工作，学校建立了相关的档案管理制度，这些工作制度在档案管理中发挥了较好的作用。
另外档案工作领导小组会对档案定期检查，发现问题立即整改。档案管理人员经常检查案卷，做到从立卷归档到保管，从利用到销毁都有据可依，使档案安全存放、科学利用、严守机密有了制度保障。为规范有序科学高效地开展机关档案工作奠定了良好的基础，从制度上、措施上有效地保证了档案工作顺利开展。
二、科学分类集中整理，合理安排规范使用
为做好档案管理工作，我校在原有的基础上，加强了对档案保管、利用、保护等工作的落实。
在档案收集整理工作方面，我们从严要求，切实加强文件的收、发工作，严格登记、科学分类、组卷合理、编目规范，努力做好文件装订、排列、编号、编目、装盒等工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。卷内文件目录、备考表填写规范清晰，卷内文件整齐，无金属装订物。编目规范，排架合理，案卷封面填写规范、清晰，案卷标题简明、准确，案卷排列有序。
我校建立覆盖全校师生的档案资源和方便广大师生的档案利用体系。一是要主动收集，多渠道、全方位地收集、征集档案。二是加强各种门类、载体档案资源的收集和集中统一管理，以教学档案为重点，进一步抓好教育科研档案、资质文件、合同、人事档案、工程档案、财务档案等重要文的收集，同时要做好各类电子文件、声像档案、实物档案的收集、归档。三是对学校活动中产生的文书、基本建设和设备、声像、荣誉实物等档案资料实行了集中统一管理。
对于各类档案，我们都严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、归档工作，对档案文件严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作。档案工作人员认真做好文件的收、发工作，做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，在交接时有完备交接手续。保证档案质量真实、完整、不遗漏。
随着电子文件档案管理系统开展，在管理上建立了电子归档制度和文件管理的记录系统，严格执行保管制度，从管理措施方面有效地保证了档案信息的管理。
在档案材料保密工作方面，我校定期做好法律法规、制度规定的宣传工作，加强档案管理人员的保密意识，增强对归档文件材料的保密力度，严格做好保密工作。
在档案基础设施方面，我校配备了档案柜、灾火器等办公设施，基本上满足了“防潮、防霉、防鼠、防虫、防火、防尘、防光、防高温”的八防要求，确保了档案的完整和安全。
三、存在的不足与改进措施
得益于教育局、教辅室的重视和指导，我校的档案管理工作得到了进一步规范，但工作中也存在一些问题，主要表此刻以下几个方面：
1、基础设施不够完善，档案保管设备有待升级。对照上级文件要求我们在硬件设施上我们还存在着很多不足之处，部分基础设施达不到对档案精细管理的要求，使档案保管利用受到影响。
2、档案管理人员管理水平问题，档案管理员的专业管理水平有待提高，兼职档案员的学习培训方面还有欠缺。
3、档案管理信息化建设不够完善。
文件档案管理员范文第5篇
【关键词】信息时代；
电子档案；
管理
0.引言
所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。
1.电子档案的特点及优越性
1.1与传统档案相比，电子档案具有如下特点
1.1.1文件记录方式多样，变化性大
传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。
1.1.2与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点
电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；
光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。
1.1.3电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性
电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来的档案的有效利用带来隐患。
1.2基于电子档案的特点，电子档案具有独特的优越性
1.2.1电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率
在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。
1.2.2电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺
传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。
1.2.3档案管理的电子化更利于文档的保密
在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。
1.2.4电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量
档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。但若文书档案管理进行微机管理，即成为电子化档案后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。
2.做好电子档案管理的措施
2.1要完善体制，建立统一的电子文件管理标准
首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；
其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；
再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；
最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。
2.2要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
2.3应做好电子档案使用中的控制与管理
首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。
2.4应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍
在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
