采购部管理制度
一、总则
为加强公司采购工作的管理，提高采购工作的效率，对采购工作严格控制，确保公司采购到高性价比的物资，从而降低成本，特制定本制度。采购部所有人员均应以本制度为依据开展工作。
二、目的作用 1、作为采购部开展工作的规范依据。
2、作为公司领导考核采购部工作业绩的衡量依据。
3、作为采购部人员工作中相互监督与协作配合的依据。
4、透明采购，维护企业利益。
三、权责 采购部负责工程公司、建材公司、汽车尾气检测公司的所有材料、机具、设备等采购。
四、采购部人员职责 负责施工采购合同（材料采购合同、设备采购合同）的洽谈，严格执行合同评审流程，报总经理审批。
五、采购部采购内容及相关采购办法 1、工程项目材料、物资、项目设备采购 1.1 经营管理部在标后预算完成次日，做成材料总计划，数据准确无误后报采购部，项目部根据工程生产需要及总计划量，以周为周期，于每周日下午 17:00 点前将《材料采购计划审批表》报至公司采购部。
1.2 采购部根据项目上报的材料计划在 1 天完成询价，要求每一
种材料有三家以上的供应商报价（附询价单），大宗材料组织招标（3天内完成），苗木采购时项目经理必须跟进。
1.3 询价公示、招标完成后 1 天内，总经理审批确定供应商。
1.4 价格审批后，项目部及采购部在 3 天内完成合同签订按合同进货，分公司经理必须参与合同的签订。
1.5 对于定点商店长期赊购的物资和零星材料，采购部要以季度为时间单位公示采购单价。
1.6 采购询价公示发送至相关部门后，相关部门人员有责任和权利对公示内容进行监督，如果对采购询价有异议，可在公示后当日内提出，并以邮箱的形式发送至公司财务部邮箱，财务部将有专人对此进行展开调查和落实，3 日内落实调查结果并上报总经理。对于采购员因询价不到位而产生的失误对采购员进行绩效考核扣分处理。对于提出合理建议的员工按月进行评比，对于每月提出合理化建议 3 次以上，经经理办公会讨论确实起到节约成本的员工，进行 100-500 元的奖励。
2、建材公司材料、物资采购 2.1 办公用品及劳保福利用品的采购，由建材公司提出申请，总公司分管领导签批后，建材公司按总公司行政部所统一询价商家和价格，自己购进。
2.2 建材公司生产性建材及建设所用材料全部报计划，由总公司采购部统一采购。建材公司进行收料计量和质量控制，计量和质量控制按建材公司相关制度执行。
2.3 所有设备采购必须先报计划，分管领导签批后由总公司采购部组织招标。
2.4 小型机具及设备配件由建材公司自行组织采购，但必须按询
价方式进行。
2.5建材公司的所有采购必须接受总公司财务部组织的二次询价监督管理。
六、采购管理制度 1、采购部负责全公司生产经营所需物资的统一采购工作，采购物资包括生产经营主要材料、辅助材料、低值易耗品、劳保用品、设备等。机械的维修、配件、机油等由采购部、机械部共同考察确定。
2、物资实行小型物资采购申请单，经审批后采购部负责物资的采购、调拨，各部门指定专人配合采购部收发材料，并做好台帐。
3、采购部建立供求信息库，控制最高限价。同一条件下即同质量、同地区的材料须将价格压至最低，若发现有高出市场价格的采购发生，高出部分的 50%由采购员承担。为及时掌握各种物资市场行情，采购部应通过多种途径收集物资、材料信息，建立物资、材料信息台帐，采购部每月一次（每月 1 日）提供市场最低限价确认后交总经理，经总经理批准后方可采购。采购员可采用寻找源头的方法掌握成本，第一时间掌握市场信息，保证享受最低价，降低成本。由采购员、项目经理共同考察市场，确定采购价格。
4、对生产消耗性主要材料，价值在 5 万元以上的必须签订购销合同，价值在 5 万元以下的，执行该材料 5 万元以上的合同价格，严格验收标准，根据《工地用料计划》组织购进；对于大额、全年需用的材料，采取竞价（招标）方式确定拥有较好信誉、较高的服务水平、较强的生产供货能力的供应商，以保证供货材料的质量、价格低廉和
及时性。现金购买材料附工地收料单。
5、各部门零星（临时性）使用的物资（低值易耗品、辅助性材料、修理配件），由使用部门提报周物资采购申请单，经审批后由采购部购进，特殊情况可由使用部门向总经理申请并通知采购部，同意后方可采购，不经审批而发生的自行采购由责任人承担。
6、工程在开工前，由项目部人员分析、制定工程材料分析表，项目经理（项目负责人）确认，经分公司经理、经营管理部核算员审核，上报总经理批准，材料分析表采购部一份，财务部一份。材料资金使用月计划由财务部报公司总经理，以便公司资金的调节使用。项目部根据工地实际情况，按月报和周报形式上报采购计划（成品加工型材料须提前一个月上报），杜绝随用随要，如材料不提前上报发生影响施工，每发生一次对责任人罚款 100 元，若材料未按计划时间进料影响施工时，每拖一天罚采购员 100 元。
7、固定资产的购置，依据公司年度生产经营需要安排；临时性购置必须由使用部门提出申请，经总经理审核批准后，由采购部组织采购。采购价值 3 万元以上的大型设备和成套设备，进行公开考察、招标，签订合同，以保证设备的价格、质量和售后服务。
8、对于有行业标准的或有质量样品的材料物资的采购，在签订购货合同时必须明确，按采购合同评审程序通过后签订，购货合同报财务部一份，经营管理部一份，项目部一份，采购部自留一份，客户一份。并接受使用部门的监督。签订合同必须明确材料物资质量标准和验收方法，取得供方质量保证资料，材料到场三日内，采购员将材
料的质量证明文件（材料检测报告、出厂合格证、质量保证书是否在有效期内）送交项目部资料员保管、存档，做为竣工验收资料。因购进物资质量问题造成的损失，及时与供应方联系，按合同要求进行索赔。
9、需要挂账的材料、物资，采购员每月上报两次材料挂账单，材料截止统计时间为每月 10 号和 25 号，于每月 15 号、30 号上报财务，填写不规范、签字不及时的单据不予受理。每拖延一天对采购员每份单据处罚 5 元，材料挂账出现多报，根据具体核查情况，对相关责任人处罚（该项目部有项目负责人的，如项目负责人审查出问题，经办人承担罚款的 20%；如项目预算员审查出问题的，经办人承担罚款的 20%，项目负责人承担罚款 20%，如项目经理审查出问题的，经办人承担罚款的 20%，项目负责人承担罚款的 20%，项目预算员承担罚款的 20%；如分公司经理审查出问题的，经办人承担罚款的 20%，项目负责人承担罚款的 20%，项目预算员承担罚款的 20%，项目经理承担罚款的 10%；如核算员审查出问题的，经办人承担罚款的 20%，项目负责人承担罚款的 20%，项目预算员承担罚款的 20%，项目经理承担罚款的 10%，分公司经理承担罚款的 10%；如副总经理审查出问题的，分公司承担罚款的 80%（按以上标准执行），财务部与经营部各承担罚款的 10%；如总经理审查出问题的，分公司承担罚款的 80%，财务部与经营部各承担罚款的 10%，副总经理承担罚款的 5%。）材料挂账出现漏报，如超出 2 个挂账周期，相关责任人承担漏报额的 10%；如超出项目最终核算期，相关责任人承担漏报额的 50%。
10、采购员在采购过程中，要严格按照总计划数量进行采购，由项目部提出增加计划申请，按采购审批流程经审批后方可采购，若无增加计划超量采购，按超出额的 10%对采购员进行处罚；采购员要认真审核材料单价、单据、规格、型号是否与合同相符，进场时间、车牌号是否与实际情况相符，如审核错误，承担差额的 20%；采购员在挂账过程中如有多报现象，全额承担多报金额，如有漏报现象，承担漏报额的 10%。
11、以现金或支票方式采购的物料、办公用品等，凭发票、销货清单、入库单、采购申请单于业务发生 10 天内到财务报账，特殊情况应提前申请延期报账。每拖延一天处罚 20 元。
12、材料物资在每半年盘点小型机具、物资，年终进行全面清查盘点。由财务部组织项目部有关人员实施盘点，对于盘盈、盘亏、报废的材料物资登记造册，查明原因，报总经理批准。每次盘点需在盘点完成后 5 日内将盘查报告交总经理，经总经理批准后，分半年和年终两次，交财务部按财务制度进行帐务处理。
