采购编号：邻水交易采购［ 2017 ］ 146- -3 3 号
邻水县档案局采购民国档案著录服务项目（第三次）
竞
争
性
谈
判
文
件
邻水县档案局
印制
广安市公共资源交易中心邻水县分中心
二 二 O 一七 年 十一 月
第一部分
采购邀请函
广安市公共资源交易中心邻水县分中心受邻水县档案局的委托，对邻水县档案局采购民国档案著录服务项目（第三次）进行竞争性谈判采购，欢迎符合条件的单位参加。
一、采购编号：邻水交易采购［2017］146-3 号
二、采购项目：邻水县档案局采购民国档案著录服务项目（第三次）
三、最高限价：10 万元。
四、完成时间：合同签订后 60 日内，成交供应商应当根据时间和质量要求认真完成，所供服务未达到合同要求的，采购方有权拒绝付款。
五、验收及付款方式：详见招标文件第二部分二、（二）项目要求。
六、投标人资格条件：
（一）符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定之条件； （二）具有从事文化或档案或历史研究经营范围的供应商； （三）参加本次政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法违规记录。
七、招标文件的发售时间、地点：
凡有意参加投标者，请于 2017 年 11 月 6 日 8 时 30 分（北京时间，下同）至 2017 年 11 月 9
日 17 时 30 分，登录广安公共资源交易网（网址：
http://www.gasggzy.com/)，点击“投标登录” 进入广安公共资源电子交易平台报名获取招标文件并打印报名回执，招标人不提供其他任何招标文件获取方式。
投标资格不能转让。报名获取招标文件的依据，以《广安
公共资源交易网》提供的报名获取招标文件情况汇总表为准。未按照本项规定的方式、时限报名获取招标文件的，其投标将被拒绝。
备注：具体操作流程，详见“广安公共资源交易网-下载中心-业务下载-广安市系统供应商操作手册”，请按说明操作，否则责任自负。
联系方式：
招标文件联系人：
许老师
联系电话：
0826-3215660 评审结果咨询人：
唐老师
联系电话：
18982627653
保证金退还联系人：肖老师
联系电话：
0826-3215682
邻水县档案局：章老师
13541557385 八、本次采购不接受联合体投标；中标后不得转包和分包。
九、投标文件的递交、开标时间及地点：本次招标不提前接收投标文件，统一在投标当日（14:30-15:00）现场接收（逾期恕不接受），即 2017 年 11 月 14
日 15 时 00 分在广安市公共资源交易中心邻水县分中心本项目开标室投标且开标，递交标书的同时须出示投标人针对本项目的 授权委托书（（递交人为法人的出示 法人身份证明）（盖鲜章）、 身份证复印件（盖鲜章）、 网上报名回执单（盖鲜章）、 基本账户开户许可证复印件（盖鲜章），否则不予签到和接收投标文件。
广安市公共资源交易中心邻水县分中心 2017 年 11 月
第二部分
项目内容及要求
一、项目概述：对民国档案文件级目录数据采集和编制，目录制作工作包括案卷级目录和文件级目录制作。目录制作完成后，将文件级目录按顺序一一对应挂接到邻水县档案局指定的档案管理系统案卷级目录下，实现快速无误检索。
二、项目服务内容、数量及要求
（一）项目服务内容及数量
序号 项目名称 服务内容 单位 数量 备注 1 民国档案著录服务项目 对民国档案文件级目录数据采集和编制 条 35000 数量为估算，结算时以实际完成数量和中标单价计算 （二）
项目要求
1 1 、 验收及支付方式：
（1）验收：采购单位将组织验收专家根据以上各项指标及《四川省档案数字化质量验收办法》，对本项目完成成果同步进行验收。采购单位对加工单位著录的目录与档案实体采取提检的方式进行验收，抽检比例为 10%，要求档号、控制符、文件题名、责任者准确率达到 100%,其他项目合格率达到 95%以上（含 95%）予以验收通过，并填写《民国档案著录验收登记表》，做好验收记录。若发现有漏项著录或漏件著录的，抽检合格率在 95%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求；若整改两次以上仍未达到要求的，按合同要求予以处罚。
（2）支付方式：项目完成后，通过初步验收合格后采购单位支付合同金额的70%，上报四川省档案局验收合格后采购单位支付剩余合同价款（中标供应商必须开具有效的正式发票，采购单位通过转账支付）。
2 2 、质量要求
（1）确保在目录制作过程中不对档案原件造成二次损伤。
（2）遵循“一文一件”原则，在不破坏民国档案原有卷内文件顺序前提下，使用现代语言和自由句式，采用规范的简化汉字简明扼要地揭示文件的内容。
（3）符合国家标准《档案数字化外包安全管理规范》。
（4）符合 GB/T3792.1《文献著录总则》、DA/T18《档案著录规则》。
（5）符合 DA/T20.1-1999《民国档案目录中心数据采集标准 民国档案著录细则》、《四川省重点档案抢救项目数据加工采集细则（民国档案部分）》及采购方要求。
3 3 、文件级目录制作要求
（1）文件目录著录项主要包括档案馆代码，档案馆名称，全宗名称，档号，文件提名，责任者，时间，页数，语种，附注等。
（2）尽可能维护纸质档案原貌，原则上不对卷内文件顺序进行调整。
（3）原档案已编有页号，顺序未前后颠倒的，沿用原页号；如原页号顺序混乱的，应重新编写页号再制作目录。原档案没有页号的须重新编制。
（4）遵循“一文一件”原则,在不破坏卷内文件原有顺序前提下，排列在一起的同一种报表、同一种登记册、同一套图纸、文件处理签与正文浮贴、复文与来文、各地依照训令集中报送的同一种材料、办理同一具体事务的系列材料、同一对发信人与收信人之间来往信函及电文、没有解码的电文、没有翻译的外文档案、存根、领条、请假条等文件应合并为一件。
（5）发文者、受文者分别填写公文形成单位、主送单位全称。著录人名时，如档案中已写明其单位或职务的，应在人名后加“（）”注释。
（6）题名使用现代语言和自由句式。一般要揭示每一份文件材料涉及的主要事项。如原文件提名准确表达文件内容的，可照录，如原文件提名未准确表达文件内容的，则自拟题名。合并为一件的，应综合各材料情况拟写题名。如一文多事，摘几个主要事项进行描述，各事项间用“：”分隔。
（7）文件照填文件材料的文种。
（8）文件日期。填写文件材料的落款时间，格式统一为阿拉伯数字公元纪年。
（9）字迹无法辨识的文字，在制作目录时统一以“□”代替。
（10）原纸质档案有缺失文件、虫蛀、破损、霉烂、字迹褪变等特殊情况时需按采购方要求进行相应备注。
（11）民国档案案卷状况较为复杂，项目实施过程中如遇到本制作要求尚未涉及之特殊情况，遵照采购方现场监督人员意见执行。
4 4 、目录数据挂接
（1）目录制作完成后经质检合格，将文件级目录按顺序一一对应到相应的案卷目录下，并将正确的目录数据导入邻水县档案局现有档案管理系统数据库中。机读目录各字段格式应符合采购方相关数据库要求。
（2）成交方应确保案卷目录、卷内文件目录 100%挂接正确。
（3）确保加工成果在采购人所使用的档案管理系统中有效检索和显示。
5 5 、数据备份储存介质要求
（1）使用不同品牌的储存介质提交原始目录数据两套。储存介质封面标示符合采购方要求。
（2）原则上以全宗为单位进行备份，内容包括：本存储介质所包含档案卷号及目录清单；总目录数据；文件目录数据等。所采用的 Excel、DBF 等文件存储格式，应符合采购方要求。
（3）采用的存储介质为采购方认可。
6 6 、作业环境要求
为确保档案的安全，民国档案目录数据采集和编制工作须在邻水县档案局内进行，加工设备、软件、网络、工作用储存设备等均由成交供应商配备，加工期间产生的水电费由成交供应商承担。
7 7 、其他要求：符合民国档案文件级目录数据采集操作办法
1 7.1 著录项目
（1）必要项目：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、档号[全宗号、目录号、案卷号（含宗号）、文件（序）号]、文件题名、责任者、时间、页数、控制使用标识、语种、载体形态、政权标识、附注。
（2）选择项目：受文者、文种、起止页码、文本、分类号、缩微号、电子文档号、主题词或关键词（人物、机构、会议、事件等）、电子画幅数。
2 7.2 著录项目要求
（1）档案馆代码Δ 依据《全国档案馆名称代码》著录。
（2）档案馆名称Δ 保存档案的机构全称。
（3）全宗名称Δ 全宗名称：档案全宗（一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体）的全称。
（4）档号Δ 档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。文件级档号由全宗号、目录号、案卷号（含宗号）、文件号（卷内文件的顺序号）组成。
（5）文件题名Δ a．文件题名：又称文件标题，用来表达单份或一组文件内容特征和中心主题。
b．文件题名著录应能揭示文件主要内容，一般要揭示责任者、事由、文种，表述力求精准。
c．单份文件原题名准确表达文件内容可照录；没有题名、题名不完整或不能揭示主要内容的则依据内容重新拟写题名。
d．一组文件的题名依据该组内文件的内容拟写。
e．文件题名中的地名，县级及县级以下的应写明所属省份。
f．文件题名中的人名、机构名参照“（6）责任者”对应要求规范著录。
g．文件题名中的标点符号须规范使用。
（6）责任者Δ a．责任者：形成文件内容并对其负有责任的机构或个人。
b．机关、企业、团体等机构责任者应著录准确全称。
c．内设机构或基层机构责任者应标明完整全称。
d．以长官署名发出的机关公文，责任者著录官署全称。
e．文件中明确标明职务的个人责任者须在姓名前著录职务。
f．外国或少数民族责任者照录原文，并在“（）”中标明现规范译名。
g．两个或两个以上责任者时，最多著录三个，中间以“、”相隔，被省略的责任者用 “等”表示。
h．附件责任者以附件落款为准。
（7）时间Δ a．时间：文件的形成时间。
b．时间应著录年、月、日，用 8 位阿拉伯数字表示。年份 4 位、月份 2 位、日期 2 位，年、月、日都没有的不著录。
c．时间分起始时间和终止时间两列著录。公私文书在起始时间项著文件制发时间，没有制发时间著录收文时间。
d．文件针对时间及具有特定意义的时间须在题名或关键词中表述，如计划、报告、预决算、公债等，时间项著录文件内显示的最早和最迟的时间。
e．时间以公元纪年，其他特殊纪年一律换算成公元纪年。千字文代年、地支纪月、韵目代日等应换算成相对应的年、月、日著录。
f．档案上时间记载有误，仍照原文著录，将考证得出的时间著录于后，并加“[ ]”号。
(8)页数Δ 该份文件的实际页数。用阿拉伯数字著录。
（9）控制使用标识Δ 控制使用的文件著录控制符“k”。
（10）语种Δ
档案的书写文字。汉字文件不著录，非汉字文件须依据实际语种著录；汉字和其它文字并存的文件著录“汉蒙”、“汉英”等；不能识别的外国文字著录“外文”字样，不能识别的少数民族文字著录 “少数民族文”字样。
（11）载体形态Δ a．载体形态：档案信息载体物质形态的种类。
b．非纸质档案载体类型须著录，例：印章、胶片、标本等。
c．非档案原件需著录“仿真复制”、“静电复印”字样。
（12）政权标识Δ 特殊政权机构（以文件的制发机构为准）用汉字著录政权全称。例：汪伪政权、伪维新政府、伪华北政务委员会等。
（13）附注Δ 本条目录中需要特别解释和补充说明的事项。
（14）受文者 文件主送机构或个人的全称。
（15）文种 按性质和用途确定的文件种类的名称。
（16）起止页码 文件起始和终止页码，用“~”连接著录，不连续的页码分段标注，每段之间用“、”。
（17）文本 文件稿本的名称。依据实际情况著录副本、草稿、定稿、手稿、草图、蓝图等。
（18）分类号 依据 DA/T 20.3——1999 及《民国档案分类表》著录。
（19）缩微号 档案缩微品的编号。
（20）电子文档号 电子文档号：电子文件的一组符号代码。
（21）关键词（人物、机构、会议、事件等）
关键词:反映文件内容，用以表达档案主题并具有检索意义的名词或词组（包括人物、机构、会议、事件等）。
（22）电子画幅数
电子档案的实际画幅数。
3 7.3 标识符号
（1）（）解释或说明性内容， 外国或少数民族责任者现规范译名。
（2）[ ]表示考证得出的著录内容。
（3）? 用于不能确定的著录内容，一般与 “[ ]”号配合使用。
（4）□表示每一个残缺的文字，难以计数的残缺文字用三个 “□”表示。
（5）两个或两个以上责任者、关键词、附注栏中的解释和说明词及不连续页码分段标注的间隔符号。
（6）~ 时间起止之间连接。
（7）+ 附件前冠“+”号 （8）k 文件控制符，表示文件不对外开放。
4 7.4 著录文字
（1）著录文字为简体汉字。
（2）著录数字除文件题名和全宗号外一律使用阿拉伯数字。
（3）著录外文与少数民族文字时，可依照外文和少数民族文字书写规则著录，亦可根据实际需要翻译成汉字著录。
附件 1：文件级目录数据库结构表
附件 2：范例
附件 3：文件级数据采集表头式样
附件 1 1 ：文件级目录数据库结构表
序 号 数据字段名 字段类型 文字类别 字段长度 1 档案馆代码△ c 字符 6 2 档案馆名称△ c 汉字 80 3 全宗名称△ c 汉字和字符 50 4 档号△ c 汉字和字符 200 5 文件题名△ c 汉字和字符 200 6 责任者△ c 汉字和字符 60 7 起始时间△ c 字符 18 8 终止时间△ c 字符 18 9 页数△ c 字符 4 10 控制使用标识△ c 字符 1 11 语种△ c 汉字 40 12 载体形态△ c 汉字 40 13 政权标识△ c 汉字 60 14 附注△ c 汉字和字符 100 15 受文者 c 汉字和字符 60 16 文种 c 汉字 40 17 起止页码 c 字符 60 18 文本 c 汉字 40 19 分类号 c 汉字和字符 40 20 缩微号 c 汉字和字符 18 21 电子文档号 c 汉字和字符 18 2...
