摘 要：教学秘书是学校的基层教学管理人员，在学校教学管理中起着重要的纽带作用。加强教学秘书队伍建设、改善教学秘书队伍结构、提高教学秘书队伍整体素质是高校工作不容忽视的一项任务。本文就高职院校教学秘书队伍存在的问题进行了初步的分析，并就如何加强教学秘书队伍建设提出了一些建设性意见。
关键词：高职院校 教学秘书 教学管理
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）08（b）-0119-02
近几年，我国高职院校办学水平不断在提高、规模也逐渐扩大，随之而来的是教学管理工作难度的逐渐加大和复杂程度相应提高，教学秘书也开始承担起更多的工作任务。而高职院校在实际的教学管理工作中更偏向师资队伍、科研队伍建设，教学秘书被视为“勤杂工”，导致教学秘书工作没有被正确的认识和重视起来。这种现状势必会导致教学秘书队伍长期得不到发展和壮大，致使这项工作滞后于教学管理的硬性需呀，这将最终导致教学管理与服务水平受到一定程度的限制，对教学的质量和社会声誉也将造成负面的影响，以至于影响高校教学管理工作的长期发展。
1 教学秘书队伍存在的问题分析
1.1 教学秘书队伍结构复杂，整体专业素质不高
教学秘书是高校教学管理基层的管理人员，它是连接学院与系之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用，其工作兼具行政管理和专业管理双重属性，岗位工作政策性强、业务性强、服务性强、时间性强，工作繁杂，责任重大，要保质保量完成工作，达到提高教学质量的目的，需要教学秘书具有良好的职业素养和一定的专业知识和技能。而目前大多数高职院校的教务秘书源自应届毕业生、校内转岗人员、专职行政人员或引进高层次人才的随调人员等。这部分人在学历上多为本科学历，还有相当一部分人员学历在大专及以下，在职称上多无职称或是初级职称，高职称者少。大部分人在从事教学秘书工作前没有学过教育管理学相关专业，或所学专业与现有工作岗位关系不大，专业与工作要求不匹配，在岗位上表现为工作经验不足或只凭经验处理教学管理工作。学历层次参差不齐，无教育管理知识背景，不了解专业教学规律，这样的教学秘书队伍，必然导致管理效益的降低，影响教学质量的提高，阻碍高职院校改革和发展。
1.2 教学秘书流动性大，队伍不稳定
学校各项教学管理工作能够搞笑、有序进行的基本保证是教学管理队伍的相对稳定。但就目前情况看来，各大高校尤其是民办高校中教学秘书队伍的流动性相当大。其原因来自两方面：一方面是心态不平衡。教学秘书管理工作常被看作是辅助性的工作，但在实际的工作中，其工作任务常常超出本职工作范围，事务性工作繁杂，精神压力大，教学常规性的工作完成后得不到相应的重视和奖励，工资待遇差距大，付出与回报相对失衡；另一方面，晋升空间小。现在的体制决定了如今教学秘书在晋升职称、工资待遇等方面与代课教师、科研人员和其他行政管理人员存在很大的差异，学校也几乎没有对他们的岗位轮转、职位提升等方面有较为完善的管理机制。教学秘书属于行政系列岗位，按科员级别聘任，最高也就是正科，再无法上升，这样在一定程度上影响到教学秘书的待遇，同时也影响到教学秘书的工作积极性，降低本职工作的满意度，工作没前途，导致多数人不愿意应聘教学秘书岗位或者不愿意继续从事教学秘书工作，造成了高素质的教学秘书严重流失。由此，教学秘书往往处于弱势，队伍变化大，人才流失严重影响了教学管理工作的稳定性和连续性，进而间接影响了教学质量和管理水平的提升。
1.3 教学秘书缺少进修培训，岗位适应性不强
高校管理理念日新月异，教学秘书作为高校管理的一线人员，需要不断把握好高校教学管理发展的最新动态，深刻领悟教学管理的规律，做出科学有效的教学管理，就要不断进修培训学习，以适应岗位的要求。但实际上在教学秘书培训方面存在的问题：一是大多数教学秘书接受培训的机会很少，处于“重使用，轻培养”的状态；二是培训没有系统性，多数教学秘书只是接受过简单的培训，在专业知识培训方面，大多数没有机会系统学过有关教学管理方面的专业知识，培训形式较为单一。由于缺少进修培训，教学秘书教学管理方面的专业知识普遍不足，对于教学管理工作往往以经验型管理为主，缺乏运用现代的管理理论来开展各项工作的能力，缺乏分析问题、解决问题的能力，业务素质明显不足，岗位适应性不强，不能符合高职院校对教学管理科学化、规范化的新要求。
1.4 教学秘书理论素养欠缺，科研创新不强
教务管理工作多是日常性、事务性的工作。在长期工作中，教学秘书形成按惯例、按领导指示做事的习惯，严重缺乏积极创新意识，结果教务管理工作只能停留在传统型、事务型的管理水平上。其次，教学秘书工作负担重，大部分人整日疲于应付事务性工作，视野不开阔或关注不到教育教学前沿的最新动态，以往学习的知识跟不上时代的变化，日常又忙于各自的事务性工作，人员分散，不能通过团队讨论集思广益，合力对教学管理中出现的新问题、新情况进行系统深入的研究和探讨，创新性地开展课题研究。再次，高职院校很少提供机会让教学秘书外出参观学习或参加各种教育教学培训活动，知识更新不够，制约了教育管理能力的提高，教育管理学、文秘业务、专业知识背景、教学管理研究水平的差异性造成教务秘书队伍理论素养欠缺。加之，我们没有给教学秘书提供足够的稿科研的环境，也因为自身的职级较低，申请课题非常困难，也没有机会去承担科研课题，只能对那些高精尖的科研文章望而却步。而实践中我们可以看到，教学秘书既有教育学专业的背景知识，又有一定的教学和管理经验，而且业务能力也相对较高，往往可以具有创造性的开展工作。
2 加强教学秘书队伍建设的对策
2.1 提高认识，重视教学秘书队伍建设
教学秘书队伍建设中所存在问题的根源在于学校对教学秘书工作的性质与作用认识不足，对教学秘书队伍建设重视程度不够。高职院校应从教学秘书的选拔、聘用、职责、培养到考核、奖惩、职称评定和职务晋升等方面制定相应的政策，把教学秘书队伍建设与学校发展联系起来，以提高学校教学管理水平，促进学校内涵建设。充分肯定教学秘书工作在高校管理中的地位和作用，从决策上和行动上自觉关心和支持教学秘书队伍的建设；正确评价他们工作的成绩，及时给予精神或物质上的奖励，最大限度地激发他们内在的工作热情，拓展教学秘书的发展空间，帮助他们在实现学院目标的同时实现个人的发展目标。加强思想教育，培养教学秘书正确的工作态度和职业意识，形成一支教务管理高效运作、个人与学校和谐发展的教学秘书队伍。
2.2 完善制度，推进教学秘书队伍专业化
完善教育管理制度，推进教学秘书队伍的专业化，必须要加强学校内涵建设，规范教学秘书的任职条件和岗位职责，推行竞聘上岗制度。增加教学秘书管理科学有关的专业知识与日常工作产生交叉的学科知识的专业化知识储备，将教学秘书的培训进修和学习交流纳入学校的常规性工作计划，不断提升教学秘书职业能力。如定期安排教学秘书研究交流会、专门培训班、集体学习等多种形式的继续教育，扩展知识储备和教学管理视野，打开创新的思路，提升业务能力。采取有效措施鼓励教学秘书积极参与学校的各级教学改革与研究项目，教学秘书要积极主动尝试论文写作、参与课题研究，使自己的所学有检验的机会，而且也会极大地激发自己的自信和继续学习的兴趣，以促进基层教学管理工作的新局面。此外，学校应为教学秘书的在职学历教育提供更多的支持，鼓励其在职攻读与教育管理相关专业的研究生等高层次学历。
2.3 加强管理，建立健全教学秘书工作质量考核和激励机制
学校应在全校以目标管理为主要考核方式的基础上，针对教学秘书事务性工作为主的特征，以全面质量管理理论为指导，加强对教学秘书工作的过程管理与考核，形成过程管理与目标管理相结合的考核评估机制，实现工作绩效与工作回报的合理平衡。建立严格的岗位责任制，明确岗位目标任务职责，通过检查督促推进教学秘书认真履行职责，执行规范，完成任务。建立健全竞争上岗机制，实行较合理的薪酬制度，为教学秘书创造一个公平、公正、公开的竞争舞台和发展机遇。开展教学秘书评奖评优活动，如开展教学管理先进者、管理育人先进者、教学管理服务之星等活动，奖优罚劣，优上劣下，提高队伍整体素质。高校领导和管理部门鼓励有一定专业知识的教学秘书参与教学，参与教师系列的职称评定。这些不仅有利于教学秘书的自身发展，而且会吸引更多优秀人才加入到教学秘书队伍，保证教学秘书队伍的稳定。
2.4 改进工作方法，以积极心态提高自身素质
教学秘书要端正工作态度，改进工作方法，提高工作效率，创造有利条件不断进行探索和创新，主动适应高职教育教学的新形势，新要求，不断提升自身的专业素养：第一，加强自我学习。通过自我学习，优化知识结构，加强先进教育理念知识的汲取，涉猎教育心理学、教育学、管理学等方面的知识，在具体教育教学管理中灵活运用所学知识，不断增强自己的业务素质能力和文化素养；第二，提高工作规律性认识。在日常教学管理工作中敏于观察、勤于思考、善于总结，提高业务专业技能，达到按教育教学规律办事的高效和优效；第三，创新精神和开拓能力。教学秘书在处理和解决具体事务性工作时，工作观念要创新，工作方法和工作手段也要创新；第四，保持一个平和的心态。有良好的心理素质和勇于奉献的精神，在烦琐的日常工作中，做到遇事不慌、不烦、不燥、不怕，不断地培养自己拥有开朗豁达的性格，轻松平静的心态。
3 结语
顺应时代的发展，教育教学改革也在不断的发展，教学秘书工作在高校教学管理中越来越重要，学校管理者也开始意识到教学秘书工作在教学管理工作中的重要性。学校管理者应该顺应时代的变化，改变以往旧的思想观念，充分重视并认识教学秘书工作，并在学校管理中采取积极有效的措施，加强教学秘书队伍的建设和管理工作。这样以来，教学秘书的工作积极性和热情就会被充分的调动起来，全身心的投入到高校的教学管理工作中，为日后的教学管理工作作出更为突出的贡献。
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