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单一来源采购文件
采购编号：5113032018000030
项目名称：
南充市高坪区 工商和质量技术监督局
企业档案数字化处理服务 项目 单一来源采购
高坪区政府采购中心
二〇一八年一月
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目
录
第一章
谈判邀请......................................................................3 第二章
谈判须知......................................................................5 第三章
项目要求......................................................................7 第四章
合同格式......................................................................7 第五章
附件.............................................................................14 附件 1：报价文件封面格式........................................................14 附件 2：报价函格式....................................................................15 附件 3：法定代表人授权委托书格式........................................17 附件 4：资格资质证明文件格式................................................19 附件 5：报价明细表格式............................................................20
附件 6：售后服务承诺书 ...........................................................21
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第一章
谈判邀请 成都开方数据科技有限公司：
我中心受南充市高坪区工商和质量技术监督局 (采购人）的委托，拟对本项目进行单一来源采购，现诚邀贵公司参加谈判。
1 、采购编号：5113032018000030 2 、项目名称：企业档案数字化处理服务项目。
3 、资金来源：财政资金。
4 、最高限价 ：
43 万元 5 、项目要求：详见第三章。
6 、资格要求：投标人必须符合 （ 1）在中国境内注册并具有独立法人资格的合法企业； （2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度； （3）具有履行合同所必须的设备和专业技术能力； （4）具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录； （5）参加本次政府采购活动前三年内，在经营活动中没有违法、违规记录；在政府采购活动中，无被取消中标资格或放弃中标资格的记录； （6）法律、行政法规规定的其它条件。
7 、获取方式 、时间 现场获取采购文件时须携带：供应商为法人或者其他组织的，只需提供单位介绍信、经办人身份证明；供应商为自然人的，
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只需提供本人身份证明。
获取时间：2018 年 1 月
30 日 09 时 00 分 2018 年 2 月
2 日 17 时 30 分 8、 、 谈判时间：2018 年 2 月
6 日 15 时 00 分（北京时间）。
9 、谈判地点：高坪区财政局二楼会议室 10 、联系方式：王先生（采购人），3351989； 刘女士（采购中心），0817-3334446。
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第二章
谈判须知 一、谈判要求 1、供应商参加谈判的人员应为法定代表人或其授权代理人。若法定代表人不能到场的，其授权代理人参加谈判时，除提供法定代表人的身份证复印件外同时必须提供《法定代表人授权委托书》原件和代理人身份证复印件（必要时出示原件）。
2、供应商须在规定的谈判时间前将报价文件送达谈判地点。
3、报价文件一式二份，正本一份、副本两份，须严格按下列内容和顺序自编目录后装订成册，缺少任何一项，供应商将承担其报价无效的风险，由此引起的后果由供应商自负。报价文件应包括以下部分：
（1）封面（格式见附件 1）。
（2）目录（自编）。
（3）报价函（格式见附件 2）。
（4）法定代表人授权委托书（格式见附件 3）。
（5）资格资质证明文件（格式见附件 4）。
（6）产品详细说明（包括品牌型号、配置参数等内容，可提供说明书、彩页资料、质检报告等）。
（7）报价明细表（格式见附件 5）。
（8）服务承诺（自行承诺）。
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4、供应商须在谈判会开始前向采购中心提交保证金人民币 肆仟元（现金，自行密封），否则视为自动放弃报价权利。谈判会结束后，若未成交，保证金当场退还；若成交，保证金自动全额转为履约保证金并在项目验收合格后（ 供应商递交退款申请并注明供应商全称、开户银行全称、账号）七个工作日内无息全额退还。若发生下列情况之一，保证金不予退还：
（1）谈判开始后供应商撤回其报价文件的； （2）提供虚假材料谋取成交的； （3）成交后不按规定签订合同的； （4）签订合同后未能履行合同或擅自变更合同的； （5）有其它违反法律、法规、规章行为的。
二、成交原则 根据完全满足本采购文件实质性要求且报价合理的原则确定成交人。
三、合同签订 谈判结束后，成交人与采购人在七个工作日至三十个工作日内签订采购合同。
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第三章
项目要求 （一）服务要求、数量需求 一、工作内容 1、对现有企业档案进行电子化加工服务工作，包含对现有的企业档案按一户一盒、一盒多卷的方式进行分类鉴定和整理工作以及企业登记信息著录工作。
2、印刷工商企业档案专用卷皮和打印设备及其打印服务。
3、印制工商企业专业档案盒的印制和打印服务。
二、项目总体要求 1、遵循四川省和南充市工商行政管理局要求，建立规范统一的企业登记档案电子信息数据库。
2、实现档案资料数字化存储。
3、数据库和数据标准规范统一，将成品电子数据挂接入南充市工商局软件系统中，并实现与四川省工商行政管理局现有档案管理系统数据互联互通、与四川省工商行政管理局数据共享。
4、电子数据库实现与工商业务综合管理系统的无缝衔接。
5、实现对内对外安全、准确、具体的数字化档案信息服务，提高工商行政管理工作的效率和服务质量。
三、服务要求 （1）、档案交接 根据档案交接清单进行逐卷清点核对，签收交接清单，如发生任何档案遗失问题由实施方承担全部法律及经济责任。
（2）、档案整理 按照“一户一盒、一盒多卷”的方式进行鉴定组卷，即对现有的企业档案纸质材料分户清理、分类、分件、排列、编件号、装盒和定位等整理工作；重点要求，必须根据企业登记档案规范进行分类整理，主体机构和分支机构必须单独区分整理，对于混装卷和页必须还原到原企业。
要求：建实物档案整理夹子号，鉴定、分类、排列必须准确。
（3）、业务系统数据核对 为确保数据完整准确须逐户核对档案系统与综合业务系统间的数据，并详细记录，完
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成国家工商总局要求的数据质量大统一。
（4）、档案编码 根据档案类型对实物档案进行编码，编码按档案类型逐一从 1 进行编码，分类、编码必须 100%准确，否则需全面整改并擦除错误页码。
（5）、档案扫描 分辨率 200DPI,并按照工商档案专业要求进行页面级灰度和黑白格式图片扫描转换，为保障影像文件调取速度和节约存储空间，黑白、灰度扫描模式严格按照要求区分。
要求：建电子档案整理夹子号，鉴定、分类、排列必须准确，并初步形成软件逻辑对应关系。
（6）、档案登记录入、封面打印 企业名称、统一社会信用代码、档案管理目录项等信息按正确档案类型和封面字体等进行档案信息录入。
要求：建电子档案登记信息和图片的软件逻辑对应关系，要求 100%准确。
（7）、档案排序 档案排序是将扫描完的图像进行优化处理（包括：矫正、去边、范围、深字、浅字、去黑、旋转、删除、撤销、暂存、退出等）以及档案密级的设定（内部机密、内部一般、公检法、外部一般）,使其扫描图像达到最优的一种方式。
要求：建电子档案登记信息、图片和页面级密级的软件逻辑对应关系，要求 100%准确。
（8）、档案质检：
质检员对扫描完成后档案电子目录和图像进行逐卷逐页的检查 （9）、数据挂接：
为确保数据库规范、准确，服务商应参照国家工商总局颁发的《企业档案电子管理标准》(GS/T3302-2002) 建立一套工商企业档案流程加工管理系统，其中至少包括：档案接收、档案整理、档案扫描、档案登记录入、档案排序、档案质检等方面的流程控制及软件逻辑对应关系的建立，最后将成品数据包迁移至南充市工商行政管理局《企业档案管理系统中》，中标商全权负责南充市工商行政管理局服务器数据挂接和迁移工作，采购人仅对最终的成品数据进行验收和付款。
（10）卷皮信息录入 录入字段包括企业名称、注册号等内容，要求规范、准确。
（11）、档案装订 通过扫描、质检后的纸质档案应按顺序整理，打孔，用棉线将档案装订成册，便于阅
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读。
（12）库房定位 要求对档案进行库房定位，以单户企业作为库房定位依据。
四、工商企业档案专用卷皮打印设备及其打印服务 公用信息按四川省工商局标准制式印刷（共计 50 余种类，按颜色和名称区分），个体信息如企业名称，注册号等通过打印设备和打印服务完成。
五、工商企业档案专业档案盒印制和服务 公用信息按按四川省工商局标准制式印制，个体信息如企业名称 六、需求清单：
序号 内容 数量 单项限价 1 档案数字化加工 约 100 万页 0.38 元/页 2 工商档案专用卷皮 约 5 万张 0.50 元/张 3 企业档案盒 约 0.5 万盒 5 元/盒 说明 档案数字化加工、卷皮及档案盒为预估数量，付款时根据实际数量为准。
（二）商务要求：
一、质量要求 服务要求种 12 个服务外包流程，任意一个流程中出现错误或不规范、不清晰，即视为一个错误，错误率的计算方式是用当月抽检电子档案的错误数量除以当月抽检电子档案的数量，错误率不得高于 1%。否则采购人有权利终止合同，一切损失由中标人负责。
二、工作地点及人员要求 （1）工作地点 由采购人指定工作场地按质量要求完成企业登记档案加工扫描工作。
（2）人员要求 供应商拟派驻人员不得少于 20 人，其中常驻项目经理 1 人、专职质检人员不少于 2 人；派驻扫描加工人员具备较强的责任心、认真细心、必须熟悉企业登记档案；不得有非法用工的情况。
三、设备和耗材 由中标商统一提供扫描所需设备和所需加工软件系统，及负责设备维护维修、设备更新，由中标供应商免费提供在档案扫描加工过程中所需的其它耗材，包括但不限于 B5复印纸、胶水、流程夹子、A4 复印纸、多功能电源插座、打孔机、装订线、装订机、
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铅笔、签字笔（笔芯）、橡皮、起钉器、透明胶带、剪刀、订书机、订书钉、修改液等。
四、验收标准 项目验收采取随机抽检方式。我方验收小组进行随机抽取扫描加工数量 5%的电子档案进行验收。经抽检错误率低于 1%即视为验收通过，高于 1%则由中标供应商进行整改后重新提交验收。整改后仍不能达到错误率低于 1%的，采购人有权解除合同。
五、售后服务 （1）、整体建设项目需提供 2 年免费维护服务。维护内容包括：目录数据错误修改、漏扫描文件的补扫、不规范图像文件的处理、数据光盘重新刻录、索引维护等。
（2）、提供相关成果数据及档案查询使用等免费培训服务，培训内容包括：档案查询工具的使用和维护、成果数据的迁移、数字化加工成果后期维护和使用等。
（3）、要求服务商提供 7*24 小时电话技术支持和咨询服务，售后服务人员须在 8 小时内赶至现场进行数据维护和故障排除。
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第 四章 章
合同格式
（主要条款）
合同编号：
甲
方：
（采购人）
乙
方：
（成交人）
见 证 方：
甲方通过见证方组织的采购活动，决定将本项目采购合同授予乙方，为进一步明确双方的责任，确保合同的顺利履行，甲乙双方商定同意按如下条款和条件签订本合同：
一、项目清单及合同金额
1. 采购编号：
。
2. 项目名称：
。
3. 具体内容：
（附乙方报价明细表）。
4. 合 同 金 额 ：
人 民 币
元 （ 大写：
）。
二、付款方式 供货完成后经验收小组验收合格后，支付合同总金额的95%，余额在质
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保期满后无质量和售后服务问题付清。
2、乙方须向甲方出具合法有效完整的完税发票及凭证资料进行支付结算。
三、交货时间、地点及方式 1. 交货时间：
2018 年 月 日之前
。
2. 服务地点：
采购人指定地点
。
3. 服务方式：
四、
知识产权
乙方应保证所提供的服务或其任何一部分均不会侵犯任何第三方的专利权、商标权或著作权。
五、无产权瑕疵条款
乙方保证所提供的服务的所有权完全属于乙方且无任何抵押、查封等产权瑕疵。如有产权瑕疵的，视为乙方违约。乙方应负担由此而产生的一切损失。
六、
履约保证金
履约保证金作为违约金的一部分及用于补偿甲方因乙方不能履行合同义务而蒙受的损失。
七、
甲方的权利和义务
1、甲方有权对合同规定范围内乙方的服务行为进行监督和检查，拥有监管权。有权定期核对乙方提供服务所配备的人员数量。对甲方认为不合理的部分有权下达整改通知书，并要求乙方限期整改。
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2、甲方有权依据双方签订的考评办法对乙方提供的服务进行定期考评。当考评结果未达到标准时，有权依据考评办法约定的数额扣除履约保证金。
3、负责检查监督乙方管理工作的实施及制度的执行情况。
4、根据本合同规定，按时向乙方支付应付服务费用。
5、国家法律、法规所规定由甲方承担的其它责任。
八、
乙方的权利和义务
1、对本合同规定的委托服务范围内的项目享有管理权及服务义务。
2、根据本合同的规定向甲方收取相关服务费用，并有权在本项目管理范围内管理及合理使用。
3、及时向甲方通告本项目服务范围内有关服务的重大事项，及时配合处理投诉。
4、接受项目行业管理部门及政府有关部门的指导，接受甲方的监督。
5、国家法律、法规所规定由乙方承担的其它责任。
九、
违约责任
1、甲乙双方必须遵守本合同并执行合同中的各项规定，保证本合同的正常履行。
2、如因乙方工作人员在履行职务过程中的的疏忽、失职、过错等故意或者过失原因给甲方造成损失或侵害，包括但不限于甲方本身的财产损失、由此而导致的甲方对任何第三方的法律责
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任等，乙方对此均应承担全部的赔偿责任。
十、
不可抗力事件处理
1、在合同有效期内，任何一方因不可抗力事件导致不能履行合同，则合同履行期可延长，其延长期与不可抗力影响期相同。
2、不可抗力事件发生后，应立即通知对方，并寄送有关权威机构出具的证明。
3、不可抗力事件延续 3 天以上，双方应通过友好协商，确定是否继续履行合同。
十一、
解决合同纠纷的方式
1、在执行本合同中发生的或与本合同有关的争端，双方应通过友好协商解决，经协商在 7 天内不能达成协议时，应提交成都仲裁委员会仲裁。
2、仲裁裁决应为最终决定，并对双方具有约束力。
3、除另有裁决外，仲裁费应由败诉方负担。
4、在仲裁期间，除正在进行仲裁部分外，合同其他部分继续执行。
十二、
合同生效及其他
1、合同经双方法定代表人或授权委托代理人签字并加盖单位公章后生效。
2、合同执行中涉及采购资金和采购内容修改或补充的，须经政府采购监管部门审批，并签书面补充协议报政府采购监督管理部门备案，方可作为主合同不可分割的一部分。
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3、本合同一式四份，自双方签章之日起起效。甲方一份，乙方一份，政府采购代理机构一份，同级财政部门备案一份，具有同等法律效力。
十三、
附件
1、项目招标文件 2、项目修改澄清文件 3、项目投标文件 4、中标通知书 5、其他
甲方：
（盖章）
乙方：
（盖章）
法定代表人（授权代表）：
法定代表人（授权代表）：
地
址：
地
址：
开户银行：
开户银行：
账号：
账号：
电
话：
电
话：
传
真：
传
真：
签约日期：
年
月
日
签约日期：
年
月
日
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第 五章 章
附件 附件 1：报价文件封面格式 本 正本或副本
报 报 价 文 件
采购编号：
项目名称：
：
报价人名称（全称加盖公章）：
报价人代表签字：
投标日期：
年
月
日
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附件 2：报价函格式 报价函
高坪区政府采购中心：
根 据 贵 中 心 采 购 编 号 为
的谈判邀请，我公司决定参与本次谈判。据此函，我方承诺和申明如下：
1、我公司已详细审查全部采购文件，包括修改文件（如有的话）以及全部参考资料和有关附件。我公司完全理解并同意放弃对这方面有不明及误解的权利。
2、我公司同意提供按照贵中心可能要求的与其谈判有关的一切数据或资料。
3、我公司愿意遵守采购文件中对报价人的所有规定。
4、一旦我公司成交，我公司愿意履行自己在报价文件中的全部承诺和责任。
5、我公司同意所递交的报价文件在 30 天的谈判有效期内有效，在此期间内我公司的报价有可能成交，我公司将受此约束。
6、我公司知道如用虚假材料或恶意方式向贵中心提出质疑，将承担相应的法律责任。同时承诺：我公司如果有上述行为，将无条件承担贵中心相关的调查论证费用。
7、与本次谈判有关的一切正式往来通讯请寄：
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地址：
邮编：
电话：
传真：
报价人名称（加盖公章）：
报价人代表签字：
日期：
年
月
日
注：除可填报项目外，对本报价函的任何修改将被视为非实质性响应，从而导致将被作为无效报价处理。
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附件 3：法定代表人授权委托书格式 法定代表人授权委托书
高坪区政府采购中心：
我公司法定代表人
授权委托
为其代理人，参加贵中心于
年
月
日组织的采购编号为
的采购活动，并全权代表我公司处理活动中的一切事宜。
本授权书自
年
月
日签字生效，特此声明。
报价人名称（加盖公章）：
日
期：
法定代表人（签字或印章）：
身份证号：
（附加盖投标人公章的法定代表人身份证复印件）
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被授权代理人签字：
身份证号：
法定代表人授权代理人情况 姓名：
性别：
年龄：
职务：
联系电话：
手机：
详细通信地址：
说明：1、如法定代表人参加投标的，投标文件中不需提供法定代表人授权委托书，但必须提供法定代表人身份证复印件。
2、如委托代理人参加投标的，投标文件中必须提供法定代表人授权委托书，法定代表人和委托代理人的身份证复印件。
（附加盖投标人公章的代理人身份证复印件）
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附件 4：资格资质证明文件格式 资格资质证明文件
高坪区政府采购中心：
贵中心组织的采购编号为
的采购活动，我公司愿意参加，并证明提交的下列文件、证明和陈述均是准确的、真实的。若与真实情况不符，我公司愿意承担由此而产生的一切后果。
1、企业法人营业执照副本【复印件加盖响应人公章】。
2、组织机构代码证【复印件加盖响应人公章】。
3、税务登记证【复印件加盖响应人公章】。
4、2016 年度的财务报表【复印件加盖响应人公章】。
5、依法缴纳税收和社会保障资金的记录证明【复印件加盖响应人公章】。
6、符合《政府采购法》第二十二条的承诺。
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附件 5：报价明细表格式 报价明细表 序号 产品名 品牌型 原产地 数量 单价 金额 备注 1
2
3
…… …… …… …… …… …… …… …… 总计 人民币大写（元）：
交货及安装时间：合同签订后
日历天内。
报价人名称（盖章）：
报价人代表（签字）：
投标日期：
注：报价人必须认真填写，内容要求真实诚信，字迹清楚，不得有遗漏，所报价格是满足采购文件所有条件的价格。
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附件六、 售后服务承诺书
(根据询价文件要求和本公司能提供的售后服务自行填写)
