0ICS 点击此处添加 ICS 号 点击此处添加中国标准文献分类号
DA 中 华 人 民 共 和 国 档 案 行 业 标 准 DA/T 68.4—202X
档案服务外包工作规范 第 4 部分：档案整理服务
Specifications on the work of archive service outsourcing—— Part 4：Archive Ordered service 点击此处添加与国际标准一致性程度的标识 （征求意见稿）
XXXX - XX - XX 发布 XXXX - XX - XX 实施 国家档案局
发 布
DA/T 68.4—202X I 前
言 DA/T 68《档案服务外包工作规范》分为如下部分：
——第1部分：总则； ——第2部分：档案数字化服务； ——第3部分：档案管理咨询服务； ——第4部分：档案整理服务； ——第5部分：档案保管服务； ——第6部分：档案销毁服务； …… 本部分为DA/T 68的第4部分。
本部分按照GB/T 1.1—2020给出的规则起草。
本部分由国家档案局提出并归口。
本部分起草单位：
本部分主要起草人：
DA/T 68.4—202X 2
档案服务外包工作规范 第 4 部分：档案整理服务
1 范围 本部分规定了档案整理服务外包相关方的工作，包括发包方工作规范、承包方工作规范、信用评价与质量监督等要求。
本部分适用于机关、团体、企业事业单位和其他组织开展传统载体档案整理服务外包工作。涉密档案整理服务外包应遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》及《国家秘密载体印制管理办法》等保密管理相关规定。
2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 22119
信用服务机构 诚信评价业务规范 DA/T 68.1
档案服务外包工作规范
第1部分：总则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。
3.1 档案整理服务 依据合同约定，发包方委托承包方对指定的档案实体提供规范化整理服务的行为。档案整理服务内容主要包括鉴别审核、分类排列、修整组合、编号编目、装订装盒等。
3.2 整理服务项目组 承包方根据发包方的业务需求、档案特点及其管理要求，为完成发包方的档案整理任务而建立的工作组。
4 发包方工作规范
4.1 总体要求 发包方应按照DA/T 68.1的规定，坚持合法、安全、可控原则开展档案整理服务外包工作。结合各地区政策和实际，选定符合条件的承包方，签订合同和保密协议，履行组织、管理、检查、验收责任，做好对发包方全过程、全方位的管控。
4.2 前期准备 4.2.1 发包方应确定与档案整理工作量匹配的场所、设施、设备。
4.2.2 发包方应指定专人负责与承包方的对接，有序推进档案整理服务外包工作。
DA/T 68.4—202X 3 4.2.3 发包方应审定承包方的整理服务方案，明确工作内容、工作要求、应遵守的规章制度，与承包方做到权责明晰。
4.2.4 发包方应与承包方履行档案的交接手续，做好清点交接工作并形成交接文据。交接文据上应区分类型，标明数量、密级、移交人、接收人和移交时间等项目。
4.3 人员管理 4.3.1 发包方应对承包方整理服务项目组人员进行登记，登记表参照 DA /T 68.1 总则 附录 B。
4.3.2 发包方应对承包方整理服务人员的情况进行监管，承包方整理服务项目组人员的调整应经发包方同意并登记。
4.3.3 发包方应将整理服务项目组以外的人员均作为访客管理。
4.4 场所管理 4.4.1 档案整理场所一般应选择在发包方的办公地点。场所应配备供存放私人物品的专柜。
4.4.2 发包方应对整理场所设专人管理或委托承包方专人管理。
4.4.3 发包方应对整理场所进行定期或不定期的巡查，确保外包工作安全可控。
4.4.4 整理场所应安装视频监控系统。视频监控系统应覆盖档案整理场所的门窗、档案存放区、整理区，实施全方位监控，监控应避免直接摄录档案实体和电脑屏幕。
4.4.5 档案整理场所设于发包方办公地点之外的,发包方应定期检查视频监控系统, 将视频监控数据及回放记录移交发包方保存。视频监控数据自产生之日起保存不少于 6 个月；发包方应定期对视频进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放记录。
4.4.6 访客进出整理场所不得携带具有拍照、录音、录像功能的设备。应由专人全程陪同并履行登记手续。（参见附录 A）
4.4.7 外单位来访的人员进入整理场所应经发包方审批（参见附录 B）。
4.5 设备管理 4.5.1 发包方应做好信息设备和存储设备入场检查登记、离场检查登记手续。
4.5.2 在整理场所内的信息设备、存储设备，严禁连接互联网，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口。
4.5.3 在整理服务项目组撤场前，发包方应对承包方携带的信息设备、存储介质做好信息安全检查，清除整理服务过程中产生的所有信息。
4.6 过程管理 4.6.1 发包方应加强对承包方档案服务过程中安全保密工作的监督检查，及时消除安全隐患。
4.6.2 发包方应对承包方的实施质量进行监督检查，对照整理服务方案开展实地抽查工作，必要时引进第三方机构进行服务监管。
4.6.3 发包方应及时回应承包方在整理服务过程中出现的有关问题并给予协助解决。
4.6.4 发包方每月听取进度汇报，当实施进度与计划出现偏差时，及时沟通并解决问题。
DA/T 68.4—202X 4 4.6.5 服务过程中，发包工作量与合同约定发生变化时，应及时与承包方沟通，必要时签订补充协议。
4.6.6 发现档案丢失、损毁、信息泄露等情形的，应及时向档案主管部门报告。
4.7 项目验收 4.7.1 项目完成后，发包方应在收到承包方提出的验收申请后，及时组织验收。
4.7.2 档案数量较大、服务周期较长的项目，发包方可组织阶段性验收。
4.7.3 发包方根据国家有关标准规范、招投标文件、合同、整理服务方案等作为验收依据。
4.7.4 发包方可从档案工作责任制和管理制度落实情况、整理场所设施设备配置使用情况、人员管理情况、整理服务质量情况、合同履行情况等方面进行验收。
4.7.5 整理服务质量情况的检查比例一般不少于各类档案发包任务总量的 5%，重点可从排列的合理性、目录的规范性、档号编制的准确性、装订装盒的牢固美观性等方面进行评价。
4.7.6 验收通过后，发包方应出具验收报告，与承包方做好档案的清点、接收并办理书面交接手续。
4.7.7 验收未通过的，发包方应出具验收意见并要求承包方限期整改。
4.7.8 项目自终验合格后进入质保期，质保期一般不少于一年。
5 承包方工作规范 5.1 总体要求 承包方应按照DA/T 68.1的要求，加强目标与原则管理、战略管理、资源管理、业务管理、安全管理，遵循有关标准规范，优质高效地完成档案整理服务工作。
5.2 开工准备 5.2.1 承包方应与发包方充分沟通，深入了解发包方的历史沿革、机构职能、拟发包项目的概况、服务内容、服务时间、服务数量、分类方案、管理现状等信息，必要时形成会议记录。
5.2.2 承包方应编制整理服务方案，主要包括服务目标、服务依据、人员配置、服务时间、服务地点、整理方法，以及进度控制、质量控制、安全保密措施等，并提交发包方审核确认。
5.2.3 承包方应对整理服务项目组人员进行岗前培训和技术交底。
5.2.4 承包方应制定现场管理、保密管理、安全管理等制度。
5.3 人员保障 5.3.1 承包方应根据招投标文件、合同等约定，成立整理服务项目组，按发包方要求配备具有相应知识水平和业务技能的项目经理和整理人员，并保证项目组成员在服务过程中的稳定性。中途更换应征得发包方同意并及时向发包方登记。
5.3.2 承包方有责任对整理服务项目组人员进行背景调查，确保社会关系清楚，历史清白。
DA/T 68.4—202X 5 5.3.3 承包方应对档案整理服务项目组人员进行安全保密教育，签订劳动合同和保密责任书（保密协议）。保密协议条款可参照 DA/T 68.1 总则附录 C。
5.4 场所管理 5.4.1 承包方可对发包方提供的整理场所提出合理化建议。
5.4.2 承包方应与整理服务项目组的负责人签订承诺书，对整理场所负直接管理责任。
5.4.3 工作期间，整理场所应封闭管理，未经允许不得随意进入。
5.4.4 整理场所应整洁有序，私人物品不得带入整理场所。
5.5 作业管理 5.5.1 承包方应掌握所承接档案类型的整理标准和规范，依规做好档案整理服务的鉴别审核，分类排列，修整组合，编号编目，装订装盒等操作环节步骤。
5.5.2 承包方在整理服务过程中应形成相应的工作流程单，对档案整理服务各操作环节或步骤做好相应记录，保证档案整理服务过程的可追溯性。
5.5.3 承包方在整理服务过程中，发现问题情况应向发包方出具工作联系单。（参见附录 C）
5.5.4 承包方在整理服务过程中应建立质检管理机制，落实质检人员，对各操作环节或步骤进行质检，质检情况可形成项目问题跟踪表。（参见附录 D）
5.5.5 承包方应每月向发包方汇报整理服务进展情况。
5.5.6 承包方需携带信息设备、存储设备进入整理场所的，应经发包方安全检查，形成进场记录，并指定专人管理。
5.5.7 承包方在整理过程中发现需要调整分类方案，或发包工作量与合同约定发生变化时，双方应及时沟通，必要时签订补充协议。
5.5.8 承包方应将整理服务过程中形成的备查资料或认为不需要归档的文件，应登记造册，供发包方审定、处置。严禁擅自销毁文件。
5.5.9 在档案整理过程中需要提供利用档案的，承包方应协助做好相关工作。
5.5.10 承包方在整理服务过程中，应落实好档案安全和保密制度，确保档案实体和信息安全，保守国家秘密，保护发包方的知识产权、商业秘密和个人隐私安全。
5.5.11 未经发包方允许，承包方应严禁将档案或档案复制件带离整理场所，不得带入有信息录入传播功能的设备；不得以任何形式泄漏、传播、公布档案信息；不得无故查看及讨论档案内容。
5.6 交付撤场 5.6.1 项目完成后，承包方应提出验收申请，配合发包方开展验收工作。验收不合格的，应根据验收意见积极配合整改直至通过验收。
5.6.2 通过验收后，承包方应及时办理移交手续。
5.6.3 承包方撤场前应将档案实体、电子目录、整理说明、纸质目录、工作台帐、存储设备、办公设备、耗材、办公用品、工作场所钥匙等做好移交，并将目录、整理说明、移交清单归入全宗卷。
DA/T 68.4—202X 6 5.6.4 承包方携带进场的信息设备、存储设备等须经发包方安全确认，方可带离。
5.6.5 由承包方安装的视频监控系统，应将监控数据和回放记录移交发包方保存。发包方应对监控数据做好安全保密工作。
5.6.6 承包方退场前应向发包方有关人员做好整理成果的使用和保管、统计等方面的指导、培训。
5.7 后续管理 5.7.1 服务项目形成的招标文件、投标文件、合同文件、整理服务方案、工作联系单、验收报告、客户满意度调查表、核算材料、支付凭证等文件材料是承包方的服务成果，应及时做好自行归档。
5.7.2 根据验收意见，整改不足之处，进一步提升服务能力。
5.7.3 承包方应以发包方需求为中心，在整理服务流程中按照 PDCA（计划-实施-评估-改进）循环执行，持续提升服务质量和用户满意度。
5.7.4 在质保期内，承包方应依据合同约定对发包方进行回访，向发包方提供技术指导，总结项目情况并持续改进。
6 信用评价与质量监督 6.1 信用评价 6.1.1 发包方可对承包方的工作质量进行评价，必要时出具评价意见。
6.1.2 承包方应根据企业信用评价情况建立服务信用评价档案。
6.1.3 承包方应配合档案主管部门、保密行政管理部门及其他部门，做好业务管理、安全保密等各项检查。
6.2 服务质量监督 6.2.1 发包方档案整理服务外包工作应接受国家有关部门的监督。
6.2.2 承包方从事档案整理服务，应保证资质证书有效，并接受国家有关部门的监督。
6.2.3 档案主管部门要依法履行行业监管责任，督促档案服务外包单位落实管理责任，检查档案服务外包中的档案安全、服务质量、管理措施和条件保障等情况。
6.3 服务质量投诉 6.3.1 承包方应建立服务质量投诉机制，对外公布投诉联系方式。
6.3.2 承包方应按照 GB/T 17242 的要求建立投诉受理机构，定期或不定期收集各方反馈意见和建议并建立反馈意见档案。
6.3.3 发包方和承包方发生服务质量争议时，双方应协商处理，协商不成的，可向国家有关部门进行投诉或申诉，申请仲裁或可向法院提请诉讼。
DA/T 68.4—202X 7
附
录
A （资料性附录）
访客进出整理场所登记表
日期 姓名 身份证号码 所属单位 联系方式 进入事由 进入时间 离开时间 备注
DA/T 68.4—202X 8 附
录
B （资料性附录）
外单位人员进入整理场所审批表
申请进入 人员姓名
性别
身份证号
联系电话
单位名称
陪同人员
进入事由
场所管理 负责人意见
签字：
年
月
日 发包方 意见
签字：
年
月
日
DA/T 68.4—202X 9 附
录
C （资料性附录）
工作联系单
编号：
日期：
项目名称
联系单位及部门
联系人
联系内容说明 序号 问题 解决方案（共同协商）
处理结果
备注
承包方移交人（签字）
发包方接收人（签字）
注：一式二份，双方各执一份。
DA/T 68.4—202X 10 附
录
D （资料性附录）
项目问题跟踪表 项目名称：
检查时间：
质检发现的问题
解决方案
整改期限
经验总结
质检负责人 (签字) 年
月
日 项目负责人 (签字) 年
月
日
